Assistant de gestion administrative et financière (n°2298)

Descriptif de l'emploi

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Missions / conditions d'exercice

Assurer l'exécution administrative de l'activité du service

- Assurer la gestion de la boîte mail du service : réception, accusés de réception, orientation interne et classement des messages.

- Préparer les notifications relatives à la gestion des subventions (attribution, prorogation, annulation, paiement).

- Alimenter et mettre à jour les principaux tableaux de suivi de l'activité du service (demandes de paiement ; contrats et avenants des dispositifs gérés par le service).

- Réaliser un premier niveau de contrôle de conformité des pièces justificatives rattachées aux demandes de subventions et aux demandes de paiement. Assurer le classement des conventions, contrats, courriers et notes du service.

- Veiller à la bonne application des règles de nommage des documents

- Gérer l'édition des contrats/ conventions à partir du logiciel métier Aiden

- Rédiger des courriers simples.

Assurer l'exécution comptable et budgétaire de l'activité du service :

- Saisir les engagements financiers

- Vérifier les justificatifs afférents aux demandes de paiement et assure les relances des bénéficiaires

- Saisir les propositions de mandatement

- Gérer, créer et mettre à jour les tiers

- Gérer l'édition des tableaux financiers annexés aux rapports des assemblées

Contribuer activement au développement et à la gestion de l'activité du service

- Apporter un appui technique et administratif à l'ensemble de l'équipe du service (6 agents)

- Participer activement aux réunions d'équipe et contribuer au partage d'informations.

- Travailler en transversalité avec les services internes, notamment la cellule financière de la Direction de l'Attractivité du Territoire, le Service Instruction et Contrôle des Subventions (SICS) ainsi que les services de la Direction des Finances.

- Assurer une collaboration régulière avec les partenaires et interlocuteurs externes : porteurs de projets, bénéficiaires de subventions, collectivités territoriales et leurs groupements, ainsi que les institutions partenaires (Région, État).

- Faciliter la circulation de l'information entre les différents acteurs impliqués dans la gestion et le suivi des dossiers.

Profils recherchés

Compétences/aptitudes essentielles pour tenir le poste :

- Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement des collectivités.

- Pratique des logiciels métiers : AIDEN, Coriolis, Kdélib, Elise, E-Parapheur.

- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Outlook, Teams.

- Pré requis en comptabilité publique.

- Pré-requis rédactionnels

Qualités essentielles pour tenir le poste :

- Faire preuve de rigueur, d'organisation et de méthode dans l'exécution des missions confiées.

- Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté ou de situation particulière.

- Faire preuve de discrétion professionnelle et adhérer aux valeurs du service public.

- Apprécier le travail en équipe et contribuer à une collaboration efficace au sein du service.

Expérience : Une connaissance des procédures de gestion et de suivi financier des subventions constituerait un atout (n'en demeure cependant pas un frein d'accès au poste)

Contact dans le service recruteur :

Christine PERRIER, Cheffe service aménagement territoire et collectivités - 06 31 42 10 82

Conseiller recrutement de la DRH

Blandine PECOURT - 04 66 76 37 22