Assistant de gestion administrative (h/f)

Descriptif de l'emploi

La commune de Montpeyroux recherche un(e) assistant de gestion administrative (H/F).

L'assistant de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

Missions / conditions d'exercice

- Accueil physique et téléphonique du public

Recevoir et orienter les demandes

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Rechercher et diffuser des informations

Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

Rédiger des notes synthétiques

Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

- Traitement des dossiers et saisie de documents

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs

Enregistrer ou saisir des données informatiques

Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

- Gestion de l'information, classement et archivage de documents

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver des documents

Synthétiser et présenter des informations

Rechercher et diffuser des informations

Préparer les dossiers pour les instances

Identifier les sources de documentation

Profils recherchés

- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et des différents acteurs institutionnels

- Maîtrise de l’outil informatique

- Bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse

- Capacité à travailler en équipe dans un esprit collaboratif

- Rigueur, discrétion professionnelle, autonomie