Assistant de gestion administrative (h/f)

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) au responsable du service Parc matériel et véhicules, vous participez à la gestion et au suivi des dossiers et activités liés au fonctionnement du service, ainsi qu’à son organisation et à son bon fonctionnement.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et orienter les interlocuteurs,

• Assurer le traitement et le suivi des dossiers et documents administratifs liés à l’activité du service Parc matériel et véhicules,

• Assurer le suivi administratif de l’activité des agents du service,

• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus,

• Assurer le suivi administratif et financier des marchés et des commandes (cahier des charges, tableaux de suivi, seuils, bons de commande, factures, …),

• Assurer le suivi des crédits et des budgets en lien avec l’activité du service,

• Assurer le suivi administratif de l’activité du garage (véhicules, carburants…),

• Etablir des bilans et tableaux de suivi de l’activité,

• Rédiger et mettre en forme les courriers, tableaux divers…,

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers et documents,

• Assurer la polyvalence avec les autres agents du secrétariat et contribuer au remplacement des collègues du secrétariat technique (demandes d’intervention, pointages, factures, saisies de documents…).

Profils recherchés

• Formation en gestion administrative ou secrétariat appréciée,

• Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) et des outils bureautiques,

• Maîtrise des logiciels et progiciels de gestion utilisés par la collectivité (finances : Némausic, Eksae / juridique : GED, GED Elise / GMAO : Atal, Easy connect),

• Connaissance des procédures administratives et du vocabulaire professionnel du service ;

• Techniques de recherche documentaire,

• Sens de l’organisation et rigueur,

• Capacités relationnelles et aptitude au travail en équipe,

• Capacité rédactionnelle et bonne expression orale,

• Rigueur dans le travail,

• Autonomie dans les tâches confiées,

• Discrétion et respect des obligations de confidentialité.