Assistant de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Descriptif du poste :

Vous réaliserez des missions relevant de l’administration générale d’une part (accueil physique et téléphonique de la Direction, réalisation de travaux bureautiques enregistrement du courrier « arrivée », gestion comptable des commandes passées par la direction, gestion de stocks, suivi de plusieurs prestataires de service intervenant sur 2 bâtiments) et des missions relevant des instances d’autre part.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

Accueil physique et téléphonique de la direction

• Accueillir, identifier et orienter les visiteurs vers le bon interlocuteur ou service.

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Réalisation de travaux bureautiques

• Aider si nécessaire à la mise en forme et à l’envoi de documents pour la direction

• Organiser le classement et la préparation à l’archivage de documents

Gestion du courrier

• Gérer les courriers et mails arrivés : ouverture, enregistrement dans le tableau de suivi, scan et copies

• Envoyer les courriers aux Vice-Présidents,

• Gérer le chrono courrier départ : classement chronologique et préparation de l’archivage

Gestion des stocks et du matériel à disposition des directions

• Gérer le stock de matériel et fournitures : inventaire, préparation et suivi des commandes pour les directions du siège et de la passerelle, relance des fournisseurs,

• S’assurer des crédits sur les lignes budgétaires pour passer les commandes,

• Réceptionner, contrôler et ranger les livraisons de la direction,

• Informer les directions lors de la réception de leurs livraisons et permanences pour distribution,

• Tenir un planning de réservation du matériel géré par le Secrétariat Général,

Gestion des réservations de salles de réunion et des véhicules

• Être référente d’un progiciel de réservation (Geocontact) : création de comptes, mise à jour des équipements, assistance aux utilisateurs

Gestion des bâtiments du siège et de la Passerelle (autre bâtiment sur Crolles également)

• Assurer le lien avec l’ensemble des prestataires intervenant sur le bâtiment et assurer la bonne exécution des prestations :

- Nettoyage

- Toners usagers

- Accueil

• Être référente du bâtiment accueillant le siège administratif et la passerelle :

- Programmation des interventions récurrentes (nettoyage des fenêtres…),

- Centralisation des demandes ponctuelles d’intervention pour les espaces communs et transmission aux services techniques,

• Tenir à jour le panneau d’affichage officiel,

Gestion de l’exécution comptable pour la direction, la direction générale et le Cabinet

• Réaliser les engagements,

• Viser le service fait

Gestion des instances communautaires (en binôme avec l’assistante de direction et sous la supervision de la juriste chargée des assemblées)

• Réserver la salle, le traiteur et le vigil,

• Réceptionner et enregistrer les délibérations originales,

• Élaborer l’ordre du jour à partir des titres des délibérations et constituer le dossier de projets de délibérations,

• Enregistrer les délibérations finalisées dans un progiciel dénommé Act Office

• Aider à l’installation du conseil communautaire et y assister à raison d’un conseil sur deux) : tenu de la feuille d’émargement, enregistrement des votes, …

• Gestion du post conseil :

- Mettre en forme et éditer les délibérations,

- Scanner l’ensemble des délibérations signées,

- Télétransmettre les délibérations au contrôle de légalité en cas de besoin,

- Mettre en forme le procès-verbal du conseil à partir d’un document produit par un prestataire qui convertit le fichier audio en un écrit et assurer une relecture relative à la forme.

Profils recherchés

Diplôme(s) :

Bac en lien avec la gestion administrative (secrétariat, gestion).

Connaissance(s) :

• Connaissance du fonctionnement administratif global d’une collectivité ou d’un EPCI,

• Connaissances en exécution budgétaire,

• Connaissance de l’organisation des assemblées délibérantes,

Expérience(s) :

2 ans minimum sur un poste équivalent

Profil demandé :

• Polyvalence et disponibilité : traitement au quotidien de missions très variées

• Rigueur et organisation : mission impliquant le respect des délais.

• Esprit collaboratif : travail en transversalité avec la direction et tous les agents de la CCLG

• Discrétion : respect de la confidentialité des données institutionnelles

• Aisance avec l’outil informatique

Rémunération :

Salaire minimum par mois de 1867.02 € brut (échelon 1) + 370 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération

Avantages :

• Aménagement du temps de travail selon nécessité de service

• Télétravail

• Tickets restaurant avec participation de 60% employeur

• Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an)

• Participation mutuelle santé labellisée et participation possible à la prévoyance (contrat groupe)

• Prestations d’actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc.) : prise en charge intégrale de l’adhésion au CNAS et possibilité d’adhésion au COS interne

Procédure :

Envoyer candidature (lettre et CV) en remplissant le formulaire en ligne à l’adresse suivante : https://www.le-gresivaudan.fr/emploi ou par courrier à communauté de communes Le Grésivaudan 390 Rue Henri Fabre 38926 Crolles Cedex.

Pour les fonctionnaires, merci de joindre votre dernier arrêté.

Contact :

Pour tout renseignement sur le poste contacter : Mme Catherine HOLVOET : [email protected] / Tél. pro 06 14 84 60 36