Assistant de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Sous la Direction de la Responsable du service jeunesse - petite enfance - sport, vous serez chargé(e) de :

+ Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

+ Gérer et suivre les dossiers administratifs sur le pôle enfance-jeunesse et sports.

Missions / conditions d'exercice

Techniques, spécificités au métier :

- Accueil physique et téléphonique du public.

- Exécuter des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossiers administratifs…).

- Traitement des dossiers ponctuels.

- Suivi des projets et activités du service.

- Réalisation de tableaux de bord, courriers divers, bons de commande.

- Gestion de l’information, classement et archivage de documents.

- Suivre la planification des réunions de commissions/d’équipe : envoi des convocations, préparation des documents de travail, frappe des compte-rendu, notes…

Service Accueil de Loisirs (ALSH) :

- Gestion des pré-inscriptions et inscriptions des accueils de loisirs extrascolaires : réception et saisie informatique des dossiers uniques de renseignements, réactualisation des dossiers (version papier et dématérialisés).

- Facturation des états de présence.

- Gestion et suivi des dossiers administratifs des équipes d’animation.

- Coordination des dossiers sanitaires enfants.

- Information sur les formations à titre non professionnelle de l’enfance et de la jeunesse en ACM (BAFA-BAFD).

- Demande de devis, réalisation des bons de commande, suivi de livraison, vérification des conventions.

Élaboration et suivi des données CAF du Nord :

- Assurer le suivi administratif de la Convention (données d’activités).

- Coopérer avec le responsable du service périscolaire dans le cadre du recueil des données d’activités et financières CAF.

Service des Sports :

- Organiser toutes les missions administratives liées au poste : travaux divers, création et MAJ des tableaux de bord de suivi des conventions, des dossiers de subventions, de l’inventaire du matériel.

- Planifier et suivre les plannings d’occupation des installations sportives (compétitions, entrainements).

- Suivre les réservations de prêt des véhicules du service jeunesse (répertorier les conducteurs, planning des activités, destination,)

- Suivre les demandes de matériel et d’intervention auprès du service technique.

- Participer au suivi des demandes de subventions des associations sportives.

Autres missions :

- Collaboration sur le projet municipal de l’action des « droits de l’enfant ».

Profils recherchés

- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique.

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

- Rigueur et méthode dans le travail

- Organisation et gestion du temps

- Qualités rédactionnelles requises

- Sens du travail en équipe

- Techniques de rédaction administrative.

- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...)

- Bonnes qualités relationnelles

- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

- Disponibilité

- Polyvalence

- Capacité d’adaptation

- Autonomie dans l’organisation du travail.