Assistant de gestion de la commande publique (H/F)

Descriptif de l'emploi

Au pied des Dentelles de Montmirail et du Mont Ventoux, rejoignez la CoVe et mettez à profit vos talents au service du public et de projets structurants et enthousiasmants. Nous recrutons une grande pluralité de métiers liés à la préservation et à la valorisation de ce territoire unique et exceptionnel. Dans un contexte où les métiers et les besoins de service ne cessent d'évoluer, l'écoute et l'accompagnement des agents tout au long de leur carrière est un enjeu important pour garantir et offrir aux habitants un service public de qualité. Il s'agit d'impulser et pérenniser une dynamique de compétences en croisant celles acquises, souhaitées et celles nécessaires pour répondre aux objectifs de la collectivité.

Le service de la commande publique rattaché à la Direction des ressources et des moyens s'appuie sur une équipe de 6 collaborateurs ; 1 responsable de service, 3 acheteurs, 2 assistants de gestion dont l'un des postes est à pourvoir.

Avantages :

* Participation mutuelle

* Comité d'entreprise (CNAS)

* Forfait mobilités

Missions / conditions d'exercice

L'assistant de gestion de la commande publique assure un rôle essentiel dans le suivi administratif des procédures de marchés publics. En lien étroit avec les acheteurs, il.elle contribue au bon déroulement des procédures, de leur préparation jusqu'à la notification des marchés, ainsi qu'au suivi de certains actes liés à leur exécution.

Il.elle veille à la complétude et à la bonne tenue des dossiers, assure le suivi des différentes étapes administratives et participe à la sécurisation des procédures dans le respect des règles applicables à la commande publique.

ACTIVITÉS

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF , FINANCIER ET COMPTABLE DES PROCÉDURES DE MARCHÉS PUBLICS

En lien avec les acheteurs, assurer la préparation, le suivi et la mise en oeuvre des différentes étapes administratives des procédures :

* préparer et publier les avis de presse,

* mettre en ligne les DCE sur le profil acheteur,

* réceptionner les offres,

* établir et compléter le tableau de réception des plis afin de s'assurer de la complétude des dossiers,

* préparer les trames de cadre d'analyse,

* mettre en forme des rapports d'analyse des offres une fois l'analyse validée par l'acheteur,

* organiser les commissions d'appel d'offres et commissions internes en vue de l'attribution des marchés

* vérifier la régularité de la situation fiscale et sociale des candidats attributaires,

* rédiger et envoyer les courriers de rejet aux candidats non retenus,

* assurer la notification des marchés publics

* constituer les dossiers destinés au contrôle de légalité et au Trésor public,

* diffuser l'information de la notification des marchés aux services concernés,

* gérer une partie des actes liés à l'exécution des marchés (délivrances des exemplaires uniques, actes de sous-traitance, ordres de service...)

* dresser la liste des marchés notifiés et avenants signés à rendre compte au conseil de communauté

* assurer le suivi comptable et financier des marchés publics : créer les fiches « marché » dans le logiciel comptable, valider les factures FSC...

DE FAÇON GÉNÉRALE ASSURER LE SECRÉTARIAT DU SERVICE :

* assurer une mission de conseil et d'assistance aux entreprises pour leur soumission aux marchés,

* saisir et mettre en forme des documents divers (courriers administratifs, procès-verbaux, rapports,....),

* mettre à jour les registres et bases de données des tableaux de bord,

* gérer l'archivage papier et numérique des dossiers,

* veiller à la bonne organisation des réunions (planification, réservation de salles et de matériel, préparation et envoi des convocations, des dossiers, relance des participants...)

CONDITIONS D'EXERCICE

* Poste relevant de la Direction des ressources et moyens - service de la commande publique

* Classé en catégorie C et ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

* Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) poste à temps complet

* Poste partiellement télétravaillable

* Lieu d'exercice des missions : Hôtel de Communauté

Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.

Les candidatures complètes sont à adresser avant le 30/11/2026

Profils recherchés

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

* Niveau baccalauréat à bac + 2 dans le domaine de la gestion administrative

* Maitrise des techniques de secrétariat et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint...)

* Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement

* Connaitre le cadre juridique et règlementaire de la commande publique

* Connaitre le fonctionnement et modalités du contrôle de légalité

* Connaître les bases des règles budgétaires et comptables nécessaires à l'exécution financière des marchés publics

APTITUDES

* Discrétion professionnelle

* Grand sens de l'organisation, méthode et capacité à prioriser les tâches

* Rigueur, et fiabilité dans le traitement des dossiers

* Autonomie et prise d'initiative dans le cadre des missions confiées

* Polyvalence, adaptabilité et réactivité

* Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe

* Capacité d'organisation avérée, permettant de suivre plusieurs procédures en parallèle, de planifier et de hiérarchiser les tâches tout en respectant les échéances