Assistant de gestion et de coordination (h/f)

Descriptif de l'emploi

Garantir le bon fonctionnement administratif et logistique du service international, en lien étroit avec la cheffe de service, en assurant la gestion de l’ agenda, la coordination des réunions, le suivi administratif et budgétaire des activités du service, ainsi que l’appui à la mise en œuvre des projets

Assurer les missions de secrétariat du service international : gestion des rendez-vous, organisation et planification des réunions du service, assurer l’accueil téléphonique et le traitement des courriers et courriels ; Préparer les dossiers et documents nécessaires aux activités du service ; Assurer le suivi administratif des activités internes du service

Assurer la gestion administrative et budgétaire : Préparer et suivre les procédures d’exécution budgétaire en coordination avec le chargé des affaires générales ; préparer les bons de commandes, engagements et autres documents administratifs ; veiller au classement des dossiers ;

Appuyer la mise en œuvre des projets : Assister les chargés de projets dans le suivi administratif de leurs actions ; participer à l’organisation des activités (rencontres, formations, évènements…) ; Gérer administrativement les dossiers en amont et en aval de l’accompagnement méthodologique dispensé aux acteurs associatifs ; Assurer la gestion logistique des projets et des délégations accueillies ou en déplacement ;

Contribuer à la valorisation et à la diffusion des activités du service : Collecter, mettre à jour et diffuser les informations relatives aux activités du service ; Alimenter les tableaux de bord, annuaire et bases de données ; participer à la diffusion des informations et à la mise à jour des supports du service ;

Missions / conditions d'exercice

Savoir travailler en collaboration avec l’ équipe et les partenaires internes et externes ;

Savoir relayer les informations clés de manière claire et organisée ;

Savoir écouter, comprendre les besoins des interlocuteurs et adapter les réponses ;

Savoir rechercher et recueillir les informations nécessaires au traitement d’une demande

Connaître l’environnement institutionnel et le circuit de prise de décision

Savoir accompagner l’instruction et suivre l’attribution des demandes de subvention ;

Savoir intégrer les priorités du service/bureau/direction dans la gestion quotidienne des activités

Savoir organiser l’agenda du service, et planifier et organiser des réunions

Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers, et/ou mettre en forme tout type de courrier ;

Maîtriser les techniques de planification et de suivi du temps (ex : gestion de calendriers partagés ou tableau de bord)

Profils recherchés

Bac à Bac +2