Assistant de la Direction des Affaires juridiques et de la Commande publique (h/f)

Descriptif de l'emploi

Tâches courantes de secrétariat.

Assistance à l’organisation par des tâches communes, plus ponctuellement distinctes suivant les services

Missions / conditions d'exercice

Assurer le circuit du courrier entrant et sortant, suivre les parapheurs

Accueillir les visiteurs et les appels de la direction, renseigner les interlocuteurs

Effectuer des actions de reprographie et de numérisation

Tenir les dossiers à jour (classement), aider à l’archivage

Préparer les plannings de congés

Créer des modèles de documents, saisir divers documents, faire du publipostage

Contribuer aux rubriques intranet

Veiller aux besoins en fournitures diverses

Etre référent des interventions techniques

Organiser des réunions ou rendez-vous, intervenir sur l’agenda de direction, assister aux réunions, rédiger des comptes rendus

Centraliser les actes concernant les services de la direction (arrêtés, délibérations)

Suivre la réception et la diffusion de la documentation professionnelle

Diffuser la veille juridique et faire circuler l’information de la Ville auprès des agents de la direction (agenda de la tenue du conseil municipal, notes DGS)

Profils recherchés

Connaissance des procédures administratives (environnement des collectivités territoriales)

Connaissances en techniques de secrétariat courant

Notions juridiques (environnement des collectivités territoriales)

Discrétion, rigueur, organisation

Gestion des délais, réactivité

Capacités rédactionnelles, maîtrise des outils de bureautique courante

Intérêt pour le secteur juridique