Assistant de planification et de suivi de prestation

Descriptif de l'emploi

Renforcer le secteur suivi des prestations en assurant les demandes de remplacement, les régulations de planning et contribuer à l’écoute et au suivi des usagers afin de garantir la qualité et la continuité du service.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

Réceptionner et traiter les demandes simples des usagers concernant les interventions,

Recueillir les informations, identifier le degré d’urgence et transmettre au bon interlocuteur,

Effectuer les modifications de planning relevant de son périmètre,

Apporter un appui au service de planification dans la gestion quotidienne des interventions et le suivi des demandes des usagers et des intervenants

Informer les usagers et les intervenants des modifications d'interventions.

Assurer le suivi des demandes et veiller à leur traçabilité,

Assurer la gestion et le suivi des plannings du week-end.

Assurer l’écoute et l’information des agents concernant leurs interventions, faciliter la circulation des informations et contribuer à la mise en place d’outils pour faciliter le bon déroulement des interventions dans le respect des consignes fixées par l’infirmière coordinatrice,

Activités complémentaires :

Préparer les plannings des weeks – ends et jours fériés,

Renforcer le service sur le suivi administratif courant lié aux interventions,

Assurer l’accueil physique et téléphonique de la structure,

Renfort pour l’encaissement des règlements conformément aux procédures définies,

Profils recherchés

Savoir :

-Elaboration des plannings des usagers,

-Ecouter et analyser les besoins des bénéficiaires,

-Apporter une réponse adaptée aux besoins identifiés,

-Optimiser le planning

-Anticiper les besoins,

-Gestion administrative, réalisation de documents,

Savoir - Faire :

- Elaboration des plannings des usagers,

- Ecouter et analyser les besoins des bénéficiaires,

- Apporter une réponse adaptée aux besoins identifiés,

- Optimiser le planning

- Anticiper les besoins,

- Gestion administrative, réalisation de documents,

Savoir - être

- Esprit d’analyse et d’écoute,

- Qualités relationnelles, esprit d’équipe,

- Empathie et bienveillance

- Diplomatie et sens de la médiation

- Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs

- Gestion du stress et maîtrise de soi

- Adaptabilité et flexibilité

- Rigueur et sens des responsabilités

- Discrétion et respect de la confidentialité