Assistant des élus (h/f)

Descriptif de l'emploi

Elle/il est en charge de l’assistanat administratif des élu.e.s qu’il accompagne. Elle/il assure la gestion de leur emploi du temps, de l’organisation et de la préparation des dossiers relatifs à leurs délégations, audiences, leurs réunions et leurs rendez-vous. Elle/il apporte une aide permanente en matière de communication, d’information, de suivi et de classement des dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Assister l’organisation de l’activité :

- Gestion de l’emploi du temps : organisation des réunions et des rendez-vous

- Accueil physique et téléphonique : gestion des appels, filtrage des communications, information, orientation

- Organisation des audiences : rendez-vous, recherche de renseignements, synthèse des situations, rédaction de courriers d’interventions, suivi des dossiers, transmission des informations

Assurer l’assistanat administratif :

- Gestion du courrier : lecture, enregistrement, répartition, information, réponse, classement et archivage

- Gestion de dossiers spécifiques : préparation, recherche d’informations, suivi et classement

- Relation avec les services, les administrés, les institutions, Monsieur le Maire, les élu.e.s, les personnalités publiques

Profils recherchés

• Maitriser l’outil bureautique et les logiciels métier

• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité

• Connaître les compétences d’une mairie

• Maîtriser les règles et procédures dans les domaines supports RH, finances, juridique et commande publique