Assistant du directeur général des services et de la présidence (h/f)

Descriptif de l'emploi

Nature du poste

Contexte

Acteur institutionnel majeur du grand cycle de l’eau, Seine Grands Lacs est un établissement public territorial de bassin (EPTB), œuvrant sur la partie amont de la Seine pour la prévention des inondations, le soutien d’étiage et une gestion durable de l’eau. L’établissement gère à ce titre quatre lacs-réservoirs, destinés à réguler les débits de la Seine et de ses affluents, tout en contribuant à la préservation des milieux aquatiques et à l’adaptation au changement climatique. Le casier-pilote de la Bassée, cinquième ouvrage de Seine Grands Lacs pour la prévention des inondations, est par ailleurs en cours de finalisation. Ces nombreux projets et missions sont portés et mis en œuvre par une équipe d’environ 150 agents, exerçant leurs missions sur différents sites et représentant une grande diversité de métiers : exploitants, agents chargés de l’entretien des ouvrages et espaces verts, agents chargés de la sûreté et de la sécurité des ouvrages, chargés d’animation, de projets et de missions, ingénieurs et spécialistes des milieux aquatiques, de l’hydrologie et de la modélisation, fonctions ressources (RH, finances et commande publique, systèmes d’information, patrimoine, communication, secrétariat général).

La Direction générale des services, placée auprès du Président, pilote l’action de l’ensemble des directions de l’établissement pour mettre en œuvre les orientations fixés par le Président et le Comité syndical. Elle anime notamment les comités de direction, dans leurs formats simple et élargi, et organise les séminaires de direction. Elle assure également, en lien avec le Secrétariat général et le Chef de cabinet du Président, la préparation et le suivi des courriers soumis à la signature du Directeur général des services et du Président, et entretient des relations régulières avec les collectivités et partenaires institutionnels de l’établissement.

Fonction

L’assistant(e) du Directeur général des services et de la Présidence apporte une assistance à l’action administrative de la Direction générale des services. Il ou elle aide à l’organisation de l’activité du Directeur général des services et du Directeur général adjoint, et des temps structurants du fonctionnement du Comité de direction. Il ou elle assure l’interface entre la direction générale, les directions de l’établissement et les partenaires extérieurs. Il ou elle apporte également une assistance, en particulier logistique, au Président et à son Chef de cabinet. Enfin, il ou elle apporte un soutien administratif et logistique à la Direction de la communication.

Contexte hiérarchique

Sous la responsabilité du Directeur général des services. Le poste ne compte pas de fonction d’encadrement.

Missions / conditions d'exercice

Missions et objectifs

Organisation de la vie professionnelle du Directeur général des services et de son adjoint

Elaboration et optimisation du planning de travail et de rendez-vous, appui logistique à l’organisation des déplacements et missions

Réception et traitement du courrier postal, des appels téléphoniques et emails

Accueil, orientation et renseignement tout public se présentant à la direction générale

Le cas échéant, prise de notes, frappe et mise en forme de documents

Suivi des projets et activités de la Direction générale

Planification et organisation des réunions institutionnelles

Préparation invitations à diverses réunions

Création et suivi de tableaux de bord des activités

Suivi des bons de commande, factures et remboursements afférents aux dépenses de représentation ou de mission de la Direction générale ou du Président

Assurer le lien entre les Directeurs et le Directeur général des services ou Directeur général adjoint

Organisation et diffusion du planning des réunions (Comité de direction simple et élargi, reporting, bilatérales …)

Organisation logistique des séminaires de direction

Réception et mise en forme des courriers émis par les directions à la signature du Directeur général des services ou du Président de l’EPTB, en lien avec le Secrétariat général

Assurer le lien avec les autres collectivités et instances extérieures

Organisation des réunions et rendez-vous téléphoniques ou en visio-conférence

Assistance au Président et à son Chef de cabinet

Préparation des dossiers, courriers à la signature du Président

Appui logistique à l’organisation des déjeuners de travail et déplacements (restauration et hébergement), en lien avec la Direction des finances et de la commande publique

Accueil et orientation de tout public se présentant au Président

Soutien administratif et logistique à la Direction de la communication

• Gestion et mise à jour des listing de contacts de l’établissement (avec suivi et intégration d’un nouveau logiciel de gestion à venir)

• Suivi et mise à jour des tableaux financiers et comptables de la Direction de la communication

• Appui logistique et opérationnel pour l’organisation et la tenue des événements internes et externes (vœux aux agents, Salon de l’agriculture, inaugurations, préparation du centenaire de l’établissement en 2028 …), pouvant inclure une présence sur place sous réserve d’autres nécessités de service,

• Selon compétences, suivi et chefferie de projet de certains projets de communication (rapport d’activité, rapport de développement durable, ré-édition des beaux livres…).

Relations fonctionnelles (internes et externes) :

Relations internes : services de l’EPTB, toutes directions,

Relations externes : partenaires institutionnels, secrétariat de la Métropole du Grand Paris

Management :

Aucun

Particularités :

Horaires variables

Grande disponibilité nécessaire vis à vis de l’emploi du temps du Directeur général des Services ou du Président

Télétravail possible sous stricte réserve de nécessité de service.

Profils recherchés

Cadre d’emplois requis :

Rédacteur ou rédacteur confirmé

Formation(s) souhaitée(s) :

Diplôme BAC minimum, BTS Assistante de direction ou BAC + 2 ; une formation en communication peut constituer un atout complémentaire.

Expériences et compétences :

Maîtrise outils bureautiques

Adaptation à l’emploi

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement public

Qualités requises :

Discrétion, rigueur, disponibilité, sens relationnel, sens de l’initiative, réactivité.

Savoir identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel

Savoir prioriser ses tâches et apprécier les urgences

Qualités rédactionnelles