Assistant du Maire h/f

Descriptif de l'emploi

Placée sous l’autorité direct du Maire et en lien avec la Directrice de cabinet, l’assistant du Maire assure l’organisation quotidienne de son activité. Intégré au cabinet, il constitue un point d’entrée privilégié pour les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.

Il contribue à la bonne organisation de l’agenda du Maire, à la gestion de ses sollicitations et à la fluidité des échanges entre le Maire, le cabinet et les différents interlocuteurs de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Missions d’accueil et de gestion administrative :

• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet et du secrétariat du Maire

• Veiller à la gestion quotidienne et l’optimisation de l’agenda du Maire

• Garantir la réception, le tri, l’orientation, le suivi des courriers et courriels adressés au Maire et apporter un premier niveau de réponse aux demandes courantes lorsque cela est possible.

• Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements en lien avec le collaborateur de cabinet

• Participer au point régulier avec le Maire

• Réaliser la revue de presse

• Gérer les tâches quotidiennes administratives du cabinet et tenir à jour les fichiers de contacts utiles

• Assurer le suivi de certains dossiers, relances et demandes internes afin de faciliter le traitement des dossiers du cabinet

• Assurer l’enregistrement et la mise à jour des informations nécessaires dans les outils de suivi du cabinet

• Accueillir les visiteurs, élus, partenaires institutionnels, administrés et personnalités reçus par le Maire

• Gérer la comptabilité inhérent au service (bons de commande, factures, suivi du budget)

• Faire le lien avec l’assistante du Directeur Général des Services et être le relai en cas d’absence

Préparation, organisation et suivi des rencontres et évènements en lien avec le Cabinet du Maire

• Préparer les rendez-vous et les réunions en lien avec le collaborateur de cabinet et la Directrice de cabinet et les services concernés (logistique matériel et opérationnel, relations avec acteurs locaux de restauration)

• Préparer certains courriers simples ou courriels, invitations, accusés de réception ou réponses administratives ;

• Participer à l’organisation des évènements protocolaires (aide à l’installation en lien avec le service logistique) et des réunions d’élus en lien avec le collaborateur de cabinet (besoins logistiques, suivi des commandes)

Profils recherchés

Exigence du poste

• Disponibilité et souplesse dans l’organisation du travail

Savoir

• Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale appréciée

• Excellente expression orale et bonne qualité rédactionnelle

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et des outils informatiques

• Excellentes capacités d’organisation et d’anticipation

• Très grande rigueur dans la gestion d’agenda

• Capacité à hiérarchiser les urgences et les priorités

• Sens de l’accueil et qualités relationnelles

• Capacité à gérer de nombreuses sollicitations simultanément

Savoir être

• Sens du service public

• Réactivité et capacité d’adaptation

• Autonome et polyvalent

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité

• Diplomatie, sang-froid et maîtrise de soi

• Capacité à travailler en proximité immédiate avec des élus