Assistant du secrétaire général de mairie (H/F)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du secrétaire général de mairie et en lien avec les élus, l’assistant(e) contribue au bon fonctionnement administratif de la collectivité et assure le suivi de plusieurs domaines d’intervention.

Missions principales :

Urbanisme et foncier : suivi des demandes d’urbanisme en lien avec les services instructeurs, information des usagers, gestion des dossiers fonciers, de l’adressage et des déclarations de travaux.

Travaux et contrats : suivi administratif des travaux, gestion des contrats communaux, rédaction des baux et établissement des appels de loyers.

Secrétariat administratif : rédaction de courriers, transmission des demandes des services aux élus référents et participation aux réunions internes.

Comptabilité : établissement des bons de commande, engagement des dépenses de fonctionnement et réalisation des opérations comptables courantes (titres et mandats).

Affaires administratives : participation au recensement de la population, gestion des listes électorales et organisation des opérations électorales.

Missions complémentaires : participation à la gestion du site internet et des réseaux sociaux, organisation des archives communales et de la commission communale des impôts directs.

Missions / conditions d'exercice

Rattaché(e) au secrétaire de mairie, il/elle est chargé(e) d'assister le secrétaire de mairie dans ses missions quotidiennes, et est en lien direct avec les élus dans le cadre de missions spécifiques.

URBANISME

- Gérer, en coordination avec les services instructeurs de la CCVCMB l'ensemble des demandes d'urbanisme,

- Classer et archiver l'ensemble des dossiers,

- Renseigner les usagers sur les règles en vigueur, assisté de(s) l'élu(s) référent(s),

- Participer aux différentes réunions relatives à l'urbanisme,

- Préparer les avis du Maire

- Suivre la planification et les contentieux avec les services de la communauté de communes et l'élu en charge,

- Gérer l'adressage : en lien avec les services techniques, attribuer les nouveaux numéros d'adressage et suivre les demandes,

- Gérer les demandes d'intention de commencement de travaux (D.I.C.T.) et les demandes de travaux (D.T.) et répondre aux demandeurs en lien avec les agents techniques et l'élu référent.

FONCIER

- Gérer l'ensemble des dossiers relatifs au foncier (estimation France-Domaine, biens sans maîtres, achat/vente de terrains, interventions des géomètres, etc.),

- Rédiger et publier l'ensemble des documents relatifs au foncier,

- Rédaction des délibérations relatives au foncier.

TRAVAUX

- Suivi administratifs des travaux,

- Assiste aux réunions de chantier si nécessaire.

SUIVI DES CONTRATS

- Suivre, l'ensemble des contrats concernant la commune (baux, prestations, etc.),

- Rédiger les nouveaux baux,

- Etablir les appels de loyers.

LIEN AVEC LES SERVICES

- Recueillir les demandes des services pour les transmettre à (aux) l'élu(s) référent(s),

- Participer aux réunions internes les services.

SECRÉTARIAT

- Rédiger, sur demande des élus en charges, les courriers nécessaires

COMPTABILITÉ

- Transmettre les devis liés au fonctionnement aux entreprises après validation de(s) l'élu(s) en charge,

- Etablir les bons de commande,

- Engager les devis liés au fonctionnement,

- Effectuer la comptabilité courante : titres et mandats liés au fonctionnement.

GÉRER ET INSTRUIRE CERTAINES DEMANDES ADMINISTRATIVES

- Contribuer au recensement de la population

- Gérer les listes électorales : enregistrer les inscriptions et les radiations des électeurs sur les listes électorales.

- Participer à l'organisation des élections : préparer les listes d'émargement et le matériel électoral. Organiser le bureau de vote. Participer aux opérations de dépouillement avec les élus et à la transmission des résultats. Convocation de la commission de contrôle.

AUTRES MISSIONS

- Participer à la gestion du site internet et des réseaux sociaux,

- Organiser les archives communales,

- Organiser la commission communale des impôts directs.

Conditions de recrutement

Recrutement statutaire ou par voie contractuelle

Rémunération statutaire, Régime indemnitaire, Adhésion CNAS.

Profils recherchés

- Maitrise de l'environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités locales

- Maitrise des règles juridiques et d'élaboration des actes administratifs et du statut de la fonction publique territoriale

- Connaissance des règles budgétaires et comptables

- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, CIRIL, OPENADS

- Bonne capacité d'écoute et de compréhension

- Rigueur, discrétion, organisation, esprit d'initiative et autonomie

- Disponibilité