Assistant(e) à l'équipe

Descriptif de l'emploi

Le Parc naturel régional de Chartreuse, situé entre Grenoble, Chambéry et Voiron, est composé de 72 communes. Le Parc compte 25 agents et l’équipe administrative est composée de 4 personnes.

Missions / conditions d'exercice

Placé(e) sous l’autorité de la directrice administrative et financière, l’assistant(e) assure une assistance administrative et logistique à l’équipe. Il (elle) informe et oriente le public.

-Assistance technique et logistique à l’équipe

Assistance aux chargés de mission pour la préparation d’évènements ou de réunions.

Gestion des matériels de la structure, des prêts de matériel aux partenaires (associations…).

Gestion des fournitures administratives.

Gestion des salles de réunion du bâtiment (suivi des réservations…).

Gestion de l’espace de stockage (suivi et rangement).

Gestion des photocopieurs (suivi avec le prestataire).

Gestion des 8 véhicules et des 7 VAE : suivi des entretiens des véhicules en lien avec le garagiste.

Réservations liées aux déplacements des membres de l’équipe (billets de train, hébergements…).

-Gestion de l’accueil (standard téléphonique et accueil physique) et du courrier (papier, mail, scan)

Réception des appels téléphoniques, transmission à leurs destinataires et prise de messages.

Mission de première information du public.

Ouverture, enregistrement, distribution du courrier arrivé.

Enregistrement, affranchissement, dépôt à la poste du courrier départ

Réponse aux demandes d’emplois et de stages après avis du Directeur.

-Revue de presse

Téléchargement des articles et mise en forme des articles et de la revue de presse.

Profils recherchés

• Niveau minimum Bac dans le domaine du secrétariat avec expérience sur poste similaire.

• Connaissance des outils et techniques de communication (formulaire en ligne notamment).

• Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PPT, Outlook…).

• Aisance relationnelle, autonomie et polyvalence.

• Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, respect des délais, ponctualité.

• Confidentialité, discrétion.