Assistant·(e) administratif du service

Vos missions en quelques mots

1/ secrétariat du service :

- Assistance au chef de service et adjoint(e) (réservation véhicule, prise de rendez-vous...)

- Gestion du courrier (départ, arrivées, scan docs signés, archivage, etc.)

- Gestion de la boîte aux lettres d'unité (BALU)

- Gestion et suivi des parapheurs du service (pour Direction et préfet)

- Accueil téléphonique

- Logistique nécessaire au bon fonctionnement du service : commande de fournitures, suivi des agendas, planning congés... ;

- Assure l'organisation, la préparation et le suivi des réunions( commission gens du voyage...) ;

- Suivi des délégations de signature ;

- Rôle de veille (charte courriers, suivi des rendez-vous,...)

- Référente archives (coordination) ;

- Référente pour la mise en ligne des documents de communications sur intranet ou internet ;

- Soutien au secrétariat de direction (intérim durant les congés de la secrétaire de direction en lien avec d'autres assistants de service de la DDT) ;

- Appui à la gestion du personnel (congés, télétravail) ;

- Assure l'interface avec l'interne et l'externe ;

- Traite des dossiers ponctuels (préparation des dossiers d'accessibilité) ;

- Suivi du courrier personnel et des affaires réservées (Référent MAARCH) ;

- Prends des notes et suit des dossiers administratifs des agents ;

- Assiste aux réunions de chefs de bureaux.

2/ Mission lutte contre l'habitat indigne

- Réception et enregistrement des signalements du Polhi ;

- Enregistrement des courriers sur l'habitat indigne sur démarche simplifiée ;

- Suivi des dossiers sur le Perche ;

- Pré-instructions des signalements des bailleurs sociaux et suivi des dossiers ;

- Classement des dossiers clos ;

- Suppléance des appels téléphoniques en l'absence de l'autre agent du POLHI.

Profil recherché

Compétences techniques :

-Connaissance administrative générale, pratique rédactionnelle

-Maîtrise des outils bureautiques

- Connaissance de l'environnement institutionnel des domaines Logement-Construction

Compétences transversales :

Rigueur, discrétion, sens de l'organisation, curiosité.

Compétences relationnelles :

Sens du travail en équipe

Bienveillance

Permis B exigé

Éléments de candidature

Personnes à contacter

• [email protected] • [email protected]

Emmanuel FRISON - Chef de service - [email protected] - 02 33 32 50 97

Pascale FRULEUX - Adjointe au chef de service- [email protected] - 02 33 32 50 78

Bureau individuel - DDT de l'Orne - cité administrative place Bonet - Alençon, ordinateur, pool véhicules de service, applications bureautiques et métier

Groupe RIFSEEP/IFSE :

N° poste RenoiRH : 0920610146

Possibilité de télétravail : oui mais pas avant 6 mois d'exercice - 1 jour ; L'agent positionné sur ce poste exécute ses missions en lien direct avec les trois autres agents du bureau AH

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction