Assistant(e) administratif(ive)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Solidarités et Santé :

Assurer la gestion administrative, financière et logistique du service autonomie, prévention et santé afin d'en garantir le bon fonctionnement et la continuité.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

Accueil et information du public

- Assurer, en binôme, l'accueil physique et téléphonique du Service autonomie, prévention et santé.

- Informer le public sur les services proposés par le CLIC, le portage de repas, les actions de prévention ainsi que sur les dispositifs sanitaires et sociaux du territoire.

- Assurer la prise de rendez-vous du CLIC et orienter les personnes vers la coordinatrice CLIC, la direction ou le professionnel compétent selon la nature de la demande.

- Assurer la saisie et la mise à jour des dossiers dans Logiclic et Arche2.

Gestion fonctionnelle du service de portage repas :

Ø Assurer la gestion fonctionnelle et l'organisation administrative quotidienne du service de portage de repas.

Ø Élaborer et mettre à jour les plannings des agents en lien avec la direction.

Ø Adapter les tournées en fonction des besoins du service.

Ø Organiser les remplacements afin d'assurer la continuité de service.

Ø Assurer le suivi administratif des dossiers des bénéficiaires.

Ø Préparer les éléments nécessaires au suivi de l'activité et à l'élaboration des rapports d'activité du service.

Ø Passer les commandes de repas et les transmettre au prestataire.

Ø Assurer le suivi des menus avec le prestataire.

Ø En lien avec le service Moyens généraux, assurer le suivi administratif du parc de véhicules (entretiens, contrôles, maintenance).

Gestion fonctionnelle du service de portage repas :

Ø Établir la facturation du service de portage de repas.

Ø Assurer le suivi des règlements, des prélèvements et des régies du Pôle, ainsi que du refuge animalier, en lien avec le service des finances et le comptable public.

Ø Participer au suivi budgétaire du Pôle.

Ø Préparer les devis, saisir les bons de commande et assurer le suivi des services faits dans Sedit.

Ø Préparer et assurer le suivi administratif des marchés publics du Pôle en lien avec la direction.

Ø Assurer le suivi des prestations et veiller au respect des engagements contractuels.

Ø Assurer le suivi administratif des déplacements, des heures supplémentaires et des autres éléments variables des agents du Pôle.

Ø Assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs d'activité des services du Pôle.

Ø Réaliser les tâches administratives courantes (courrier, classement, archivage).

Ø Participer à l'élaboration et à la diffusion des supports de communication relatifs aux services et aux actions de prévention du Pôle.

Ø Apporter un appui administratif aux différents services du Pôle.

Ø Contribuer à la formalisation et à l'amélioration des procédures internes.

Ø Contribuer à l'élaboration des rapports d'activité des services du Pôle

Profils recherchés

Profil :

Bac à Bac +2 (souhaité) en Secrétariat, Gestion/Comptabilité ou équivalent

Ø Compétences demandées

- Maîtrise de l'outil informatique : pack Office et Logiclic

- Connaissance des procédures administratives

Ø Qualités attendues :

- Capacité rédactionnelle

- Savoir travailler en équipe

- Respect du secret professionnel

- Qualités relationnelles

- Esprit d'initiative, autonomie et adaptabilité

- Sens des priorités

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle

Emploi des adjoints administratif (Cat. C)

Temps complet

Permis B exigé

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages (adhésion au Comité Nationale des Oeuvres Sociales (CNAS), participation mutuelle, prévoyance et titres restaurants).

36h hebdomadaires réparties sur un cycle de 2 semaines : une semaine à 40h et une semaine à 32h avec vendredi non travaillé.

Prise de poste : Dès que possible

Une lettre de candidature accompagnée d'un CV détaillé et du dernier arrêté de situation pour les agents titulaires doit être adressée par courrier ou par mail à : Monsieur le Président de Haut Bugey Agglomération - 57 rue René Nicod - CS 80502 - 01117 Oyonnax Cedex

Renseignements :

Vanessa CASERY - Directrice Pôle Social

Tél : 04 74 81 23 70

Mail : [email protected]