Assistant(e) administratif(ive) GEMAPI

Descriptif de l'emploi

L''Assistant(e) administratif(ive) GEMAPI assure l'appui administratif, budgétaire et organisationnel de la compétence Gestion des Milieux Aquatiques et Prévention des Inondations (GEMAPI) en accompagnant la technicienne GEMAPI dans le suivi administratif des opérations, des marchés, des subventions et des relations avec les partenaires, afin de garantir la continuité, la qualité et la sécurisation des activités du service.

Missions / conditions d'exercice

>Assurer la gestion administrative de la compétence GEMAPI

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes des usagers, partenaires et prestataires.

• Gérer le courrier entrant et sortant.

• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.

• Organiser le classement, l'archivage et la gestion documentaire du service.

• Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers.

>Assurer le suivi administratif des opérations GEMAPI

• Participer au suivi administratif des études, diagnostics et travaux.

• Préparer les dossiers nécessaires aux procédures administratives.

• Assurer le suivi des conventions, arrêtés, autorisations et déclarations réglementaires.

• Veiller au respect des échéances administratives des opérations.

• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.

>Assurer un appui à la gestion budgétaire et financière

• Préparer les bons de commande.

• Participer au suivi des engagements comptables.

• Vérifier les pièces administratives nécessaires au mandatement des dépenses.

• Assurer le suivi administratif des factures.

• Participer au suivi des crédits budgétaires affectés à la compétence GEMAPI.

• Élaborer des tableaux de suivi financier.

>Participer au suivi des marchés publics et des subventions

• Préparer les pièces administratives nécessaires aux consultations en lien avec le service de la commande publique.

• Assurer le suivi administratif des marchés (notification, avenants, ordres de service, échéances).

• Constituer les dossiers de demandes de subventions.

• Assurer le suivi administratif des conventions attributives et des bilans nécessaires au versement des aides financières.

>Participer à l'organisation et au fonctionnement du service

• Organiser les réunions, visites de terrain et rendez-vous.

• Préparer les dossiers de réunion.

• Rédiger les comptes rendus.

• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de l'activité.

• Participer à la préparation des dossiers destinés aux instances communautaires (délibérations, décisions, conventions, rapports).

• Assurer le suivi administratif des actes jusqu'à leur signature, leur transmission et leur classement.

>Assurer le suivi administratif des relations partenariales

• Assurer les échanges administratifs avec les communes membres, les services de l'État, les établissements publics, les bureaux d'études, les entreprises et les partenaires institutionnels.

• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents intervenants.

• Participer à la préparation des réunions partenariales.

Profils recherchés

Savoir-être :

• Sens de l'organisation.

• Rigueur.

• Autonomie.

• Discrétion professionnelle.

• Qualités relationnelles.

• Esprit d'équipe.

• Réactivité.

• Adaptabilité.

• Sens du service public.

Savoir-faire :

• Organiser et prioriser son activité.

• Assurer le suivi administratif de dossiers.

• Élaborer des tableaux de bord.

• Rédiger des courriers et documents administratifs.

• Travailler en transversalité avec plusieurs interlocuteurs.

• Respecter les délais et les procédures.

• Rendre compte de son activité.

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

• Connaissance des procédures administratives.

• Notions de comptabilité publique.

• Notions de marchés publics.

• Connaissances générales de la compétence GEMAPI.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.