Assistant(e) administratif(ive)

Descriptif de l'emploi

L'assistant (e) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service Ressources Humaines. Il/elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences et peut-être amené(e) a assisté un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. L' Assistant(e) administratif(ve) est chargé(e), de l'exécution de tâches administratives et de missions diverses pour la Direction des Ressources Humaines.

Missions / conditions d'exercice

Divers travaux de secrétariat :

• Rédiger les courriers et les actes administratifs du service ;

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;

• Réceptionner, enregistrer les courriers arrivés au service recrutement et les courriers

départs ;

• Classer les divers courriers arrivés et départs par ordre analogique ;

• Saisir des documents de formes et de contenus divers, réaliser des tableaux de bord de

suivi ;

• Gérer et actualiser une base d'informations ;

• Vérifier la validité des informations traitées ;

• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;

• Faxer et scanner divers documents, courriers ;

• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;

• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

Suivi et traitement des dossiers administratifs au service recrutement :

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif ;

• Suivre, gérer et mettre en forme les dossiers administratifs ;

• Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;

• Utiliser le logiciel CEGID .

Profils recherchés

SAVOIR-FAIRE

- Analyser des besoins de développement de compétences des services et des agents ;

- Communiquer et faire adhérer aux dispositifs de développement de compétences ;

- Ingénierie de formation individuelle et collective ;

- Appliquer les méthodes et techniques de recrutement et de conduite d'entretien ;

- Organiser la communication des offres d'emploi et de la promotion des métiers

territoriaux ;

- Conseiller et accompagner dans le parcours professionnel ;

- Maîtrise des outils informatiques (logiciels de traitement de texte, tableur,..) ;

- Capacité d'analyse et de synthèse .

SAVOIR-ETRE

- Sens de l'organisation ;

- Qualités relationnelles et rédactionnelles ;

- Disponibilité et réactivité ;

- Autonomie et rigueur ;

- Adaptabilité ;

- Discrétion .

CONNAISSANCES

- Statut de la fonction publique territoriale et statuts particuliers ;

- Aspects réglementaires du droit à la formation, au recrutement et aux instances

paritaires ;

- Méthodes d’élaboration et étapes d’un plan de formation ;

- Méthodes et outils de recueil et de traitement de l’information ;

- Méthodes et outils de la planification ;

- Notions sur l’organisation des instances, processus et circuits décisionnels ;

- Règlement du comité technique ;

- Règles relatives à la publicité d'offres d'emploi ;

- Outils d'élaboration de projets professionnels (bilans de compétences, VAE, formation,

etc.) ;

- Environnement des métiers et des cultures professionnelles .