ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE)

Descriptif de l'emploi

Le Domaine du Terral compte de nombreuses activités culturelles et associatives, se déroulant sur l’ensemble du site. Compte tenu de l’activité importante du pôle culture et de la demande croissante d’occupation des espaces (parc et Domaine du Terral), ce poste est destiné à assurer le lien administratif avec les usagers du site, les publics et les professionnels accueillis.

Il apporte un renfort administratif sur les activités du pôle et notamment du théâtre, sous l’autorité hiérarchique du Responsable de l’administration du pôle culture.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité du Responsable de l’administration générale et en lien avec le Directeur technique, l’assistant administratif doit :

Assister la Responsable de l’administration générale dans la réalisation de ses missions (suivi des actes administratifs et financiers du pôle culture) :

- Soutien à la préparation administrative du Pôle : création des tiers sur Ciril, engagements prévisionnels et suivi des paiements

- Soutien à la coordination des accueils artistiques de la saison culturelle : réservations et devis auprès des prestataires (transport, hébergement, repas) réalisation des bons de commande, des feuilles de route, suivi des paiements

- Alimentation des tableaux des actes administratifs et financiers (actes envoyés en Préfecture concernant le service et tableau de bord des dépenses)

- Assurer la coordination de l’événement Juin au Terral et des événements scolaires du mois de Mai : recensement des demandes, rétroplanning, présence aux réunions techniques et visites du lieu, rédaction des décisions et conventions, vérification des pièces administratives nécessaires à chaque type d’occupation, réalisation des feuilles de route et suivi des encaissements, rédaction des bilans…

- Gérer les commandes de fournitures du Pôle Culture

- Présence ponctuelle sur les événements artistiques et culturels du domaine en fonction des besoins du service (saison culturelle, Festival Festin de rue, vernissages…)

En lien avec le Directeur technique (Saison culturelle du Chai du Terral et festival Festin de rue) :

- Gérer et suivre l’embauche du personnel technique intermittent (alimentation des outils prévisionnels)

- Effectuer l’ensemble des DPAE et GUSO du Pôle (saison culturelle + festival festin de rue + galerie Francis Porras + écoles d’arts et autres…)

- Suivre les locations techniques (réaliser les bons de commande, faire les rapprochements et suivre la facturation)

- Alimenter les différents outils partagés avec le Directeur technique et la Responsable de l’administration générale (budget prévisionnel, tableau de bord, bilans financiers par représentation, indicateurs mensuels…)

Profils recherchés

- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales

- Connaissance des déclarations d’embauche d’intermittents sur la plateforme GUSO

- Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word…)

Forte capacité relationnelle et rédactionnelle

- Rigueur, ponctualité et sens du service public

- Capacité à travailler en équipe

- Respect de la hiérarchie, des organisations et des procédures

- Autonomie et capacité à rendre compte

- Polyvalence, adaptabilité, disponibilité

- Discrétion, réserve et présentation irréprochable

- Horaires de bureau standards (35h)

- Présence en soirée et week-end selon les besoins de service

- Annualisation du planning

- Vacances en fonction des périodes d’activités du Pôle