ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) AGENT D'ACCUEIL ET D'ANIMATION au DCAP

Vos missions en quelques mots

L’assistant administratif apporte un soutien administratif, logistique et d’accueil au sein de son service dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités administratives de son département.

Par ailleurs, l’agent d'accueil a pour fonction d’accueillir les publics de les informer sur le territoire, les patrimoines naturel, culturel et paysager, les missions, la réglementation et les activités du Parc national de la Guadeloupe. Il intervient aussi lors des animations sur les sites d'accueil.

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Il assure son travail dans le respect de la réglementation en vigueur et celle propre au parc ainsi que des directives des services administratifs dont il dépend.

Activités principales du poste

1/ ASSURE UNE MISSION D’APPUI ADMINISTRATIF :

• aide à l’organisation et à la logistique des événements auxquels il participe (ex ; journées d’accueil et intégrations des nouveaux arrivants), • rédige des contenus pour les supports divers, • soutien à la création outils de communication, • participe aux actions de communication interne, • aide à la recherche de données, photographie, • participe à des projets pédagogiques et animation scolaire, • participe à la gestion de la photothèque, • tient la revue de presse et le classement du département, • participe à l’élaboration et au déroulement du programme d’animation, • participe à l’accueil des nouveaux arrivants au PNG, • propose aux managers le calendrier d’intégration des nouveaux arrivants, • rédige les conventions, les projets de courriers et les compte-rendu des réunions, • assure le suivi et le traitement des courriers dans la Gestion Électronique de Courrier (Maarch) • L’agent assure la gestion de la BOUTIQUE en ligne : • saisie des articles sur le site Web ; • gestion des stocks : inventaire, commande, réception, livraison ; • gestion des commandes réalisées en ligne : traitement, conditionnement, expédition ; • proposition de référencement de nouveaux produits et service en fonction des demandes. • Traitement avec la comptabilité de l’établissement des facturations de fin de mois.

2/ ASSURE LE SUIVI DE LA COMMANDE PUBLIQUE POUR LE DCAP et 20 % de son activité en lien avec Secrétaire Générale / Secrétaire Général Adjoint)

Sous l’autorité de ses supérieurs hiérarchiques (services communication et accueil et pédagogie) et en collaboration avec l’assistante de direction :

• participe au suivi budgétaire (expression du besoin, recherche de fournisseurs, relance pour les factures, etc.) ; • saisit les engagements juridiques, valide les bons de commande et procède à la constatation de service fait sur le système informatique financier « ELAP » ; • met à jour et suit le calendrier des marchés de la commande publique pluriannuels ; • effectue le suivi financier du département ainsi que le suivi des conventions (relance sa hiérarchie sur les échéances)

3/ ASSURE UNE MISSION D’ACCUEIL ET D’INFORMATION

• assure l’accueil physique et téléphonique du grand public et des scolaires

Profil recherché

Compétences attendues

Connaissances

• Connaissance des droits et obligations des agents publics (Code général de la fonction publique) • Code de la commande publique • Techniques d’accueil physique et téléphonique • Techniques de secrétariat • Techniques de classement et archivage • Pratique langues étrangères • Gestion de stocks • Maîtrise de l’outil bureautiques • Connaissance du territoire du Parc et de ses patrimoines

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Savoir-faire

• Rigueur • Sens de l’organisation, savoir prioriser • Savoir mettre en place une réunion et rédiger un compte-rendu • Savoir respecter les procédures • Aisance avec un public varié • Respect des procédures internes • Force de propositions

Savoir-être

• Sens de l’accueil et du relationnel • Écoute, empathie • Ponctualité • Pédagogie Patience • Respect de la confidentialité • Maîtrise de soi, politesse • Organisation • Aptitude au travail en réseau et en équipe • Autonomie, polyvalence

MODALITÉS DE CANDIDATURE

• Envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae par voie électronique (sujet : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) AGENT D'ACCUEIL ET D'ANIMATION au DCAP)

A l’attention de M.Harry OZIER-LAFONTAINE, directeur du PNG, à :

[email protected]

[email protected]

MODE DE SÉLECTION

- Présélection sur dossier.

- Entretien avec un jury en direct ou par visioconférence

Date de prise de poste souhaitée : 1er trimestre 2027

Rattachement hiérarchique :

Responsable du service accueil et pédagogie (n+1)

Cheffe du département communication et accueil et pédagogie (n+2)

• informe le grand public (territoire, missions, services et réglementation du parc, charte du parc, animations et autres activi­tés proposées, etc.) sur l'état du réseau de traces, sur la localisation et le contenu des différents sites, sur le Parc en général, • informe le public sur les produits et services de la marque Esprit Parc national, • identifie les besoins du public et l’assiste dans les recherches de renseignements ou d’activités, • conseille le public en termes de conditions et de pratiques d’activités de découverte, • propose au public de la documentations en réponse à ses demandes, • oriente les visiteurs ou le cas échéant les appels vers le bon interlocuteur, • assure l’affichage d’informations pratiques.

Activités annexes ponctuelles

• Alerte les secours : prévenir les secours en cas de nécessité, • onne des conseils de prudence aux visiteurs souhaitant parcourir le parc, • Participe à l’amélioration de la signalétique du siège • Informe le public des éventuelles fermetures exceptionnelles par l’affichage • Assure des tournées pour l’affichage d’informations ou la diffusion de brochures sur un ou plusieurs secteurs. • A la demande de son manager, l’agent peut être amené à effectuer toute autre tâche, nécessaire et compatible avec ses fonctions, relevant du service.

L’agent dispose des moyens bureautiques, informatiques, téléphoniques, des moyens de déplacements ainsi que d’autres moyens techniques nécessaires à sa mission.

Art L.332-2-2°b – pour répondre à un besoin permanent -Difficulté de recrutement d'un fonctionnaire.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"