ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) AGENT D'ACCUEIL ET D'ANIMATION au PT et PAT

Vos missions en quelques mots

L’agent est un soutien quotidien dans l’organisation du travail et assure la gestion administrative au Pôle Terrestre, au service Patrimoines et à l’unité comptabilité/finances du Secrétariat Général.

Il contribue au bon déroulement des activités de ces services, dans le respect de la réglementation en vigueur et des directives des services administratifs dont il dépend.

Activités principales du poste :

ASSURE L'ACCUEIL ET LA COMMUNICATION

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• assure l'accueil physique, téléphonique et digital ; • fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; • se charge de répondre aux demandes ponctuelles par courriel ; • participe à la mise en œuvre du programme du COP 2024-2028.

GÈRE LE SECRÉTARIAT

• rédige et prépare les envois de courriers, des ordre du jour, des compte rendus de réunion, des formulaires administratifs ; • gère le courrier « Arrivée et Départ » (réceptionne, enregistre, diffuse et classe le courrier attribué aux services ; • met en forme et valorise les supports écrits techniques ;

l’agent est en charge de l’archivage des données des services.

ASSURE LA LOGISTIQUE

• gère la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de services PT et DPAT, du Conseil Scientifique ; • prépare et organise les réunions en extérieur des agents du PT et du PAT.

ASSURE LE SUIVI COMPTABLE

• saisit les engagements juridiques sur le logiciel comptable ; • assure le suivi du budget ; • participe au suivi des procédures de marchés publics ; • participe au suivi des dossiers de demande de fonds européens ; • participe au suivi des contrats de prestation et conventions et des procédures.

Activités annexes du poste

L’agent suit avec sa hiérarchie les conventions et contrats de prestation de service gérés par le PT et le service PAT. Il participe à l’élaboration et la mise en œuvre des procédures d’organisation des missions internes.

A la demande de son manager, l’agent peut être amené à effectuer toutes autres tâches, nécessaires et compatibles avec ses fonctions, relevant du service.

Profil recherché

Compétences attendues

Connaissances

•

Techniques de secrétariat

•

Techniques d’accueil physiques et téléphoniques

•

Techniques d’expression orales et écrites

•

Techniques de classement et archivage

•

Techniques de communication non violente

•

Connaissance de l’environnement professionnel, du Parc et ses patrimoines

•

Connaissance institutionnelle et politique

•

Connaissance des droits et obligations des agents publics (Code général de la fonction publique)

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Savoir-faire

•

Sens de l’organisation

•

Rigueur

•

Savoir prioriser

•

Savoir mettre en place une réunion

•

Savoir diffuser des informations

•

Savoir exploiter des publications

•

Savoir respecter les procédures

•

Outils informatiques et bureautiques

Savoir-être

•

Bon état d’esprit impératif

•

Sens de l’accueil et du relationnel

•

Maîtrise de soi, politesse

•

Esprit d’initiative

•

Capacité d’analyse

•

Capacité d’autonomie

•

Respect de la confidentialité

•

Aptitude à travailler en équipe et en réseau

•

Aptitude à la rigueur

•

Polyvalence et organisation

MODALITÉS DE CANDIDATURE

• Envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae par voie électronique (sujet : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) AGENT D'ACCUEIL ET D'ANIMATION au PT et PAT)

A l’attention de M.Harry OZIER-LAFONTAINE, directeur du PNG, à :

[email protected]

[email protected]

[email protected]

- le dernier arrêté de classement d'échelon ou tout document précisant le corps, le grade et l'échelon pour les fonctionnaires.

-pour les fonctionnaires les 3 derniers CREP (compte-rendu professionnels)

MODE DE SÉLECTION

- Présélection sur dossier.

- Entretien avec un jury en direct ou par visioconférence

Date de prise de poste souhaitée : 1er trimestre 2027

Rattachement hiérarchique :

Chef du pôle terrestre et cheffe du service patrimoines

Pour l’exercice de ses fonctions l’agent dispose de moyens informatiques, d’un téléphone portable, des moyens de déplacements ainsi que d’autres moyens techniques nécessaires à sa mission.

Art L.332-2-2°b – pour répondre à un besoin permanent -Difficulté de recrutement d'un fonctionnaire.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"