Assistant(e) administratif(ve) au service évènementiel

Descriptif de l'emploi

Wittelsheim, ville dynamique de 10700 habitants qui compte 117 agents au sein de ses services.

Labels « Terre de jeux 2024 », 2 lauriers « Ville Active & Sportive », 2 fleurs « Villes et Villages fleuris », 2 libellules « Commune nature ».

Sous l'autorité de la Responsable du service, vous participerez à l’organisation administrative et logistique des évènements municipaux.

Missions / conditions d'exercice

Participer à la préparation administrative et logistique des événements organisés par la collectivité (évènements festifs, cérémonies commémoratives, etc.):

- Suivi des échéanciers

- Participation à la rédaction du cahier des charges,

- Suivi des besoins matériels et administratifs ; élaboration de bons de commande

- Rédaction de courriers d’invitations, compte-rendu

- Assurer le premier niveau d’information auprès des associations et partenaires

- Gestion des stocks (boissons, matériels)

- Mise à jour des tableaux de suivi

- Suivi de facturations

Assurer une présence lors des évènements :

- Accueil et échanges avec les artistes

- Veille organisationnelle

- Coordination des intervenants (personnels communaux, partenaires extérieurs, artistes)

Activités secondaires :

- Participation à la réflexion quant à des concepts d’évènements novateurs, attractifs et adaptés aux divers publics cibles

- Suivi des locations des chalets et minibus de la collectivité - rédaction de conventions

- Accueil du public (partenaires, administrés, associations)

Profils recherchés

Niveau de diplôme exigé : Formation initiale et /ou expérience obligatoire dans le domaine de la gestion/de l’évènementiel

Savoirs-faires:

- Connaissance de l’organisation d’une collectivité territoriale

- Maitrise des bases de l’outil bureautique (Pack office, Outlook, teams, Internet)

- Maitrise des techniques de planification

Savoirs-êtres :

- Sens de l’organisation indispensable

- Être force de proposition

- Capacité à travailler en équipe

- Discrétion

- Efficacité, réactivité et capacité d’adaptation