Assistant(e) administratif(ve)

Descriptif de l'emploi

Le cabinet du Maire recrute au sein du secrétariat des élus un(e) assistant(e) administrative (H/F)

(Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs – Catégorie C)

Missions / conditions d'exercice

- Organisation du secrétariat :

Accueil physique et téléphonique

Organisation des temps professionnels des élus : agenda, planification

Organisation des Rendez-vous, rappel des informations importantes

Suivi des activités des élus, mise à jour des dossiers

- Travaux bureautiques :

Réalisation et mise en forme de documents administratifs : courriers, notes, compte-rendus etc.

Gestion des courriers : réception, tri, répartition

Classement et archivage

Gestion des flux d’information et de communication :

Gestion de l’Interface avec les élus, les services et les administrés

Veille et sensibilité pour la gestion des dossiers spécifiques pour les élus

Missions spécifiques :

Mettre en place des manifestations, réunion en collaboration avec les élus sur chacun des secteurs

Suivi des dossiers

Déplacement des élus

Profils recherchés

Compétences requises :

Capacité à s’organiser et à gérer son temps

Connaissance des collectivités

Qualités rédactionnelles / Savoir rédiger des notes, des comptes-rendus

Maîtrise des outils de bureautique, du publipostage

Savoir organiser des Rendez-vous

Maîtrise de la gestion des tableaux de bords et des outils de planification

Maîtrise de la communication orale et écrite

Savoir intégrer les priorités de service dans la gestion quotidienne du Cabinet

Autonomie, discrétion, rigueur, polyvalence, disponibilité, esprit d’équipe, secret professionnel.

Respect du champ de responsabilité des collaborateurs

Sens du service public, amabilité, courtoisie et aisance relationnelle.