Assistant(e) administratif(ve) de la médecine du travail (H/F)

Descriptif de l'emploi

L’assistant(e) administrative de la Médecine du travail assure le suivi administratif des visites médicales des agents de la collectivité, contribue à la fiabilité des données RH liées à la santé au travail et participe à l’analyse statistique de l’activité. Il/Elle coordonne également les plannings en lien avec l’assistante du médecin du travail.

- Temps complet : 35 heures

- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Missions / conditions d'exercice

· Gestion administrative des visites médicales :

-Réceptionner et traiter les demandes de visites médicales (boîte mail dédiée) ;

-Gérer les convocations : réception, classement, suivi et transmission ;

-Vérifier la disponibilité des agents via le logiciel CIRIL RH avant envoi des convocations ;

-Assurer le suivi des fiches de visite (médecin du travail et IDEST) :

Transmission aux responsables hiérarchiques et gestionnaires RH

Traçabilité des documents

-Mettre à jour le logiciel CIRIL RH concernant les visites médicales ;

-Relancer les agents absents à leur visite médicale ;

-Mettre à jour et transmettre quotidiennement un tableau de suivi des demandes de visites ;

-Programmer les rappels de rendez-vous (SMS) ;

-Assurer le suivi administratif des préconisations du médecin du travail ;

· Interface et coordination

-Participer aux réunions de coordination (tous les 15 jours) avec l’assistante du médecin :

Co-construction des plannings

Organisation et ajustement des rendez-vous

-Assurer l’interface entre le médecin du travail et la DRH :

Transmission des demandes spécifiques

Suivi des dossiers

-Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents acteurs ;

-Collaborer avec les services internes (RH, prévention, juridique, instances, etc.)

· Suivi statistique et reporting

-Alimenter des tableaux de bord de suivi des visites médicales

-Produire des bilans statistiques mensuels et annuels

-Analyser les données pour appuyer le pilotage de l’activité

· Appui à la communication et à la prévention

-Concevoir des supports de communication (affiches, flyers, contenus informatifs)

-Participer aux actions de sensibilisation et de prévention en santé au travail

Activités spécifiques

-Rédiger les comptes rendus des réunions en lien avec la médecine du travail ;

Profils recherchés

Formations et qualifications obligatoires : BAC

Savoir

- Connaissance du fonctionnement de la fonction publique territoriale et, plus précisément, de la collectivité

- Connaissance solide dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers

- Connaissance du fonctionnement de la médecine du travail

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels métiers)

- Notions en gestion administrative

- Règles de confidentialité et secret professionnel

Savoir-faire

- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques

- Etre capable de rédiger des comptes rendus

- Être capable d’organiser et de gérer des priorités

- Être capable de gérer des appels et des situations délicates

Savoir-être

- Capacité rédactionnelles

- Rigueur

- Sens de l’organisation

- Sens de la communication et du relationnel

- Faire preuve de diplomatie

- Discrétion et Respect de la confidentialité

- Réactivité

- Sens de l’initiative

- Polyvalente

- Dynamisme

- Motivation