Assistant(e) administratif(ve) en restauration municipale

Descriptif de l'emploi

Assure la gestion administrative des approvisionnements en restauration municipale en lien avec les marchés publics de fourniture de denrées alimentaires, le suivi des commandes de denrées alimentaires et non alimentaires, la tenue de tableaux de suivi, le traitement des menus.

Relations fonctionnelles :

• Relations en interne :

◦ Échanges quotidiens et concertation au sein du service ;

◦ Échanges ponctuels avec les élus ;

• Relations en externe :

◦ Échanges réguliers avec les fournisseurs et partenaires institutionnels ;

Missions / conditions d'exercice

Missions principales (Finalités du poste) – SAVOIR-FAIRE :

• Suivi des commandes de denrées alimentaires : Etablissement des bons de commande, vérification des bons de livraison, gestion des réclamations et des factures, gestion des outils de suivi des stocks/inventaires et gestion de suivi des consommations de produits par nature (produits bio, locaux, …)

• Suivi des marchés subséquents de fourniture de denrées alimentaires : remise en concurrence toutes les 5 semaines des titulaires des marchés publics, gestion administrative des réponses… ;

• Alimentation de tableaux de suivi des commandes, de respect des objectifs de maîtrise des coûts, de réalisation de bilans intermédiaires ;

• Gestion des données en faveur des lois Egalim, du programme France AgriMer, du Label « Ici, je mange local » de la MEL

• Gestion des menus en lien avec le responsable de la restauration municipale : Mise en forme du tableau mensuel des menus, transmission à la diététicienne, au service communication et aux ainés bénéficiaires des repas à domicile ;

• Gestion des commandes alimentaires des autres services, des commandes de produits autres qu’alimentaires (produits pharmaceutiques, d’entretien, vêtements de travail, équipements de cuisine…) ;

• Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables des dépenses courantes (Bons de livraison, factures, …) et des pièces techniques liées aux activités de restauration ;

• Participation à la mise en œuvre d’un logiciel d’accompagnement des professionnels de la restauration collective.

Activités :

• Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables des dépenses courantes liées aux activités de restauration :

- Apprécier la validité des pièces justificatives (Offres de prix, bons de livraisons, …) ;

- Contrôler et valider les factures ;

- Classer, archiver les pièces et documents comptables et financiers ;

- Réaliser la saisie des bons de commande, la validation des engagements et le suivi des crédits, des engagements et des réalisations.

• Réception, traitement, vérification et classement des pièces techniques liées aux activités de restauration :

- Rapports d’analyses d’échantillon et rapports d’essais/audits de denrées ;

- Attestations de conformité ;

- Attestations de formation des agents.

Conditions générales d’exercice :

• Environnement spécifique du poste :

- Travail de bureau ;

- Déplacements occasionnels dans les sites déconcentrés (Restaurants satellites, Fournisseurs…).

• Utilisation de technologies ou de techniques particulières au poste :

- Utilisation du progiciel CIVIL Net Finances ;

- Maitrise des logiciels de bureautique (Open office, Excel).

Profils recherchés

Savoirs professionnels :

- Capacité à gérer des données comptables et financières ;

- Application du Code de la Commande Publique (Utilisation de marchés subséquents mono et multi-attributaire)

Qualités professionnelles :

• Autonomie ;

• Capacité à travailler en équipe ;

• Rigueur et sens de l’organisation ;

• Fiabilité ;

• Prise d’initiative ;

• Qualités relationnelles et rédactionnelles ;

• Disponibilité et réactivité ;

• Discrétion : devoir de réserve.