Assistant(e) administratif (ve) et financier(e)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du Président et sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable des affaires administratives et financières, l’assistant administratif et financier assure diverses tâches de secrétariat, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier de la structure et assiste un ou plusieurs responsables et/ou Chargés de mission dans l’organisation de leur travail.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil et secrétariat de l’intercommunalité

o Accueil physique et téléphonique du public et orientation vers les différents services,

o Gestion du courrier,

o Rédaction de documents administratifs divers (comptes-rendus des instances communautaires, commissions et des réunions internes aux services ; délibérations…etc.) et des courriers,

o Relecture et correction des notes de synthèse et des convocations aux instances communautaires,

o Tâches administratives générales liées au fonctionnement de la collectivité.

• Appui de la Responsable des affaires administratives et financières

o Participation à l’élaboration des budgets,

o Saisie de factures et mandats,

o Tâches financières générales liées aux différents services

• Mise en ligne et suivi administratif des marchés publics en appui des différents responsables de service

• Organisation de l’intercommunalité

o Gestion des fournitures administratives et d’entretien,

o Veille et alerte sur tout dysfonctionnement du siège.

o Organisation logistique des réunions.

Profils recherchés

FORMATION

o Diplôme(s) et/ou formation(s) en lien avec les missions.

SAVOIRS & SAVOIR-FAIRE

o Très bonnes connaissances en techniques de secrétariat,

o Fortes capacités rédactionnelles,

o Maîtrise des outils informatiques (Word ; Excel…) et d’internet,

o Applicatifs de gestion financière,

o Fonctionnement d’un standard téléphonique et des annuaires,

o Techniques d’accueil et règles de communication,

o Techniques de gestion des plannings,

o Bases de la comptabilité publique,

o Bases de la commande publique.

SAVOIR-ÊTRE

o Disponibilité vis-à-vis de l’autorité territoriale et de la direction,

o Devoir de réserve et de confidentialité,

o Diplomatie et maîtrise de soi,

o Savoir communiquer, sens du contact,

o Savoir travailler en équipe,

o Sens du service public,

o Autonomie – capacités d’apprentissage,

o Rigueur et polyvalence.