Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Descriptif de l'emploi

L’assistant(e) administratif(ve) du services affaires juridiques assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants selon leurs demandes. Il/Elle fournit les renseignements souhaités et assure le suivi administratif et financier des dossiers juridiques (pré contentieux,contentieux, conseil et assistance juridique interne et externe). Il/Elle intervient à toutes les étapes de suivi des dossiers.

- Temps complet : 35 heures

- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

• Accueil téléphonique et physique

- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants

- Relever et transmettre les messages

- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)

• Traitement et suivi administratif

- Enregistrement des courriers arrivés et départs (gestion de la boîte mail du service et des boites mail connexes)

- Saisie des courriers et traitement notamment mise à la signature via I-parapheur le cas échéant

- Gestion des agendas (responsable et juriste(s))

- Organisation des réunions de service : gestion des invitations, réservation de salle, création et transmission des liens de visio-conférence

• Traitement et suivi des dossiers spécifiques

- Gestion des requêtes nouvelles de la plateforme Télérecours (contentieux devant les juridictions administratives) et des juridictions civiles : enregistrement, mise à jour du tableau de suivi, création du dossier et le cas échéant, information du service opérationnel et saisine de l’avocat après validation, relation avec le greffe des différentes juridictions)

- Préparation des décisions du Maire à ester en justice (DMEJ) et transmission sur Webdélib

- Renseignement et mise à jour des tableaux de bord de suivi du service

- Lien avec le secrétariat des cabinets d’avocat et autres professionnels du droit pour le suivi administratif des dossiers (notamment transmission et réception des pièces, gestion des décisions de saisine des conseils relative à la défense des intérêts de la commune) et le suivi comptable des dossiers (notamment gestion des devis, des bons de commandes et des factures des prestataires).

- Suivi de l’exécution des décisions de justice (notamment financière)

Profils recherchés

Formations et qualifications obligatoires

Niveau BAC minimum

Savoir

- Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement

- Connaissances dans le domaine juridique (appréciées)

- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service (règles administratives, juridiques et budgétaires applicables en collectivité territoriale)

- Technique de secrétariat

- Technique de prise de notes

- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Libre Office,Internet, Intranet,Web-Delib ; Ciril Finances, Ciril RH …)

Savoir-faire

- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative

- Polyvalence

- Sens de l’organisation

Savoir-être

- Respect strict de la confidentialité

- Discrétion professionnelle

- Rigueur

- Sens de la communication et du relationnel

- Faire preuve de diplomatie

- Réactivité

- Sens de l’initiative

- Dynamisme

- Motivation