Assistant(e) Administratif(ve)

Descriptif de l'emploi

Le Centre Technique Municipal (CTM) assure des missions techniques et administratives au service de la collectivité. Le service s’appuie sur une équipe d’environ 90 agents, complétée par des saisonniers, stagiaires et apprentis. En tant qu’assistant(e) du chef de service, vous coordonnez le secrétariat, assurez la gestion administrative du personnel et contribuez au bon fonctionnement quotidien du CTM.

Missions / conditions d'exercice

• Coordonner le secrétariat et animer l’unité administrative, unité également composée d’un agent d’accueil du guichet unique.

• Assurer la gestion administrative du personnel : plannings, congés, RTT, heures supplémentaires, astreintes, temps partiels, formations, CET, titres-restaurant, absences et entretiens professionnels.

• Accueillir et orienter les publics : usagers, associations, entreprises, prestataires et services municipaux, sur site et par téléphone.

• Gérer les activités logistiques : réception des livraisons en l’absence du magasinier, sorties de fourrière et prêts de matériel et de plantes municipales.

• Élaborer les tableaux de suivi des heures supplémentaires, des heures bonifiées et des indemnités d’astreinte.

• Réaliser les travaux de secrétariat : rédaction, frappe, archivage et gestion des dossiers.

• Utiliser les logiciels métiers, notamment ATAL et KOLOK.

• Assurer ponctuellement le remplacement de l’agent d’accueil du guichet unique, notamment pour l’accueil du public, la saisie des réclamations et la rédaction de courriers.

• Contacter certains prestataires en cas d’urgence.

Profils recherchés

Savoirs et savoir-faire

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion de plannings.

• Capacité à assurer le suivi administratif du personnel et à élaborer des tableaux de suivi.

• Aisance dans un environnement technique et dans la gestion de demandes variées.

Savoir-être

• Excellent relationnel et sens de l’accueil.

• Rigueur et organisation.

• Polyvalence et capacité d’adaptation.

• Implication et disponibilité.

• Sens du service public et aptitude au travail en équipe.

• Horaires : du lundi au jeudi, de 7 h 45 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h,le vendredi, de 7 h 45 à 12 h, avec un vendredi après-midi travaillé sur trois, de 13 h 30 à 17 h.

• Conditions d’exercice : Travail principalement en bureau et sur ordinateur,

• Accueil de public varié