Assistant(e) administratif(ve)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable du Service de la Restauration Scolaire. Il/elle assurera l’accueil physique et

téléphonique. Il/elle suivra des dossiers et des projets du service. Il /Elle assistera plusieurs responsables dans l’organisation du

travail au sein du service sur des aspects administratifs, organisationnels et de communication.

Missions / conditions d'exercice

- Accueil téléphonique et physique du public.

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur ou le service compétent

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

- Traitement des dossiers et saisie de documents.

Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion

Gérer et actualiser une base d’informations

Enregistrer ou saisir des données informatiques

Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Saisir des documents de formes et de contenus divers

- Gestion de l’information, classement et archivage de documents.

Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

Centraliser les courriers (arrivé et départ) destinés au visa du responsable et mise en œuvre du suivi. Utilisation de la GED

Photocopier et assembler les documents

Rechercher et diffuser les informations

Trier, classer et archiver des documents

Organiser et suivre le classement de l’archivage des dossiers

Profils recherchés

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, …)

Progiciels de gestion

Procédures administratives

Logiciel de bureautique

Communication orale et écrite

Vocabulaire professionnel du service

Application des règles d'hygiène et de sécurité au travail

Type de contrat : Voie statutaire ou contractuelle - Temps complet - (35h hebdo) - (article L332-8 disposition 2 )