Assistant/e administratif/ve

Descriptif de l'emploi

Avec près de 100 000 habitants, Tourcoing se distingue par son dynamisme démographique et économique, ses nombreux projets urbains, ses événements de proximité, ainsi que par la richesse de ses équipements culturels, sportifs et associatifs.

Rejoignez nos équipes dynamiques et engagées, et contribuez activement au développement d'une ville en pleine transformation !

Vous avez toute votre place au sein de cette direction si vous souhaitez prendre part à un projet collectif porteur de sens.

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité de la Responsable du service "Recrutement et Mobilité Interne"

 La garantie du respect de la procédure de recrutement :

- Recueillir les candidatures via les différentes boîtes mail du service

- Gérer les jurys de recrutement (invitations aux entretiens, demandes de pièces administratives et financières)

- Effectuer différents courriers (en lice, non retenu, désistement, hors délais, etc…)

- Collecter les pièces administratives des agents recrutés et vérifier la complétude des dossiers de recrutement

- Création du dossier CIRIL

- En lien avec l’unité santé au travail, gérer le suivi des visites médicales

- Classement et archivage des dossiers de recrutement

 Le secrétariat du service :

- Courrier entrant et sortant

- Gestion des différents tableaux de bord

- Economat (commande de matériel)

 L’accueil physique et téléphonique du service

 Le suivi administratif des différents forums organisés par les partenaires extérieurs et/ou par la Ville

 Lien avec l’accueil de la DRH :

- Transmettre à l’accueil de la DRH les vacances d’emploi à afficher

- Organiser, en lien avec l’accueil, la signature des contrats par les agents contractuels

- Assurer ponctuellement l’accueil physique et téléphonique de l’accueil

Profils recherchés

- Vous avez une bonne connaissance de la ville et de l'organisation municipale

- Vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels de bureautique (Word, Excel, parapheur électronique, …)

- Vous possédez des qualités relationnelles et rédactionnelles avérées

- Vous êtes dynamique, autonome, organisé.e, rigoureux.se et méthodique

- Vous savez faire preuve d’initiative, de réactivité et de disponibilité

- Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité

- Vous avez le sens du service au public et savez faire preuve de discrétion professionnelle