Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Direction générale des services, l’agent polyvalent(e) exerce des missions administratives et comptables, parmi lesquelles :

- le secrétariat et l’assistance administrative du Maire et de la DGS ;

- la préparation et le suivi du conseil municipal et des commissions ;

- le suivi administratif des dossiers confiés ;

- la gestion des archives communales ;

- la gestion comptable.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES

1.1 Secrétariat et assistance administrative du Maire et de la DGS

• gérer l’agenda du Maire et le calendrier des réunions municipales ;

• gérer et suivre des courriers et courriels adressés par les administrés, partenaires institutionnels, associations (…) sous l’autorité du Maire et de la DGS ;

• préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et suivre les échéances.

1.2 Préparation et suivi du Conseil municipal et des commissions

• recenser auprès des différents services les dossiers devant être inscrits à l’ordre du jour et suivre les échéances de transmission ;

• préparer et envoyer les convocations et documents de séance dans le respect du calendrier arrêté ;

• assurer l’organisation matérielle des séances ;

• assurer le suivi administratif des délibérations dont la tenue des registres ;

• apporter un appui administratif à l’ensemble des commissions municipales : convocations, dossiers de séance...

1.3 Suivi administratif des dossiers

• Tenue du registre des arrêtés (suivi minimum tous les 3 mois) ;

• assurer, à la demande du Maire ou de la DGS, le suivi administratif des dossiers ;

• apporter un soutien dans la préparation et/ou le suivi des demandes de subventions en lien avec la DGS ;

• constituer et mettre à jour les dossiers confiés, collecter les informations utiles auprès des services.

1.4 Gestion des archives communales

• assurer le versement annuel des archives ;

• mettre à jour l’inventaire ;

• assurer le suivi des archives temporaires ;

• préparer les bordereaux d’élimination et en assurer le suivi.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

Gestion comptable

• recueillir et traiter les demandes de fournitures des écoles et assurer le suivi des commandes ;

• valider les demandes d’achat, notifier les devis aux fournisseurs ;

• assurer l’engagement comptable des dépenses et des recettes ;

• contrôler la conformité des pièces justificatives avant émission de titres ou de mandats ;

• préparer et titrer les recettes, y compris compte d’attente (P503) ;

• préparer et mandater les dépenses, y compris liste des dépenses à régulariser ;

• tenir et mettre à jour les régies d’avances et/ou de recettes avec reconstitution des régies d’avances ;

• rédiger les certificats administratifs ;

• préparer les dossiers de demandes de subventions aux associations ;

• assurer la gestion et le suivi des tableaux de consommation et bilans financiers.

Profils recherchés

PROFIL RECHERCHÉ / FORMATION

• Expérience indispensable (3 ans minimum) sur des fonctions similaires ;

• Bonnes connaissances de l’environnement territorial.

COMPÉTENCES ATTENDUES

• connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités locales ;

• connaissance des missions des administrations et des partenaires publics ;

• connaissance des règles de la comptabilité publique (M57) ;

• maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) ;

• maîtriser les logiciels de gestion comptable (JVS) ;

• maîtriser applications métiers de la SPL XDémat ou plateformes similaires.

COMPETENCES TECHNIQUES / SAVOIR-FAIRE

• qualités rédactionnelles et orthographiques ;

• rechercher, recueillir et synthétiser une information ;

• rendre compte de manière claire, structurée et synthétique ;

• réactivité et capacité à gérer les priorités, les urgences et anticiper.

COMPETENCES COMPORTEMENTALES / SAVOIR ETRE

Le poste requiert :

• qualités relationnelles ;

• rigueur et méthode ;

• sens de l’organisation ;

• disponibilité ;

• ponctualité ;

• polyvalence ;

• respect du devoir de réserve et discrétion professionnelle ;

• sens du travail en équipe ;

• sens du service public.

RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations internes

• autorité territoriale et élus ;

• direction générale ;

• ensemble des agents de la collectivité.

Relations externes

• directeurs d’écoles ;

• fournisseurs et associations ;

• trésorerie ;

• organismes subventionneurs ;

• services de l’Etat.