Assistant(e) administratif(ve) – Service Affaires Scolaires

Descriptif de l'emploi

Missions du poste

Sous l’autorité du/de la chef(fe) de service, l’agent(e) assure la gestion administrative et le suivi des dossiers du service, en lien étroit et permanent avec les écoles. Il/elle constitue un interlocuteur privilégié des équipes éducatives et veille à la bonne circulation des informations entre les établissements et le service.

Il/elle apporte son soutien au/à la chef(fe) de service dans la préparation, le suivi et la mise en œuvre des dossiers, actions et projets relevant du service. À ce titre, il/elle contribue à la coordination des différentes étapes, au respect des échéances et à la bonne articulation entre les différents interlocuteurs.

Missions / conditions d'exercice

Activités du poste

Activités principales :

* Lien avec les directions d’écoles :

Assurer l’interface quotidienne entre les écoles et le service :

- Suivi administratif et logistique des réunions des directeurs/trices d’école : réservation de salles et d’équipements, invitations/convocations aux réunions trimestrielles, rédaction de compte-rendu

- Suivi des conseils d’école : mise à jour et transmission des convocations et ordres du jour, contribution à la rédaction des notes de synthèse, lien avec le secrétariat des élu.es (tableaux de bord), interface et veille aux réponses apportées par les différents services de villes à destination des écoles et des élu(e)s

- Suivi des demandes et du budget transport

*Gestion administrative générale du service :

Préparer, élaborer, rédiger et suivre des :

- actes administratifs (arrêtés, conventions, délibérations...)

- courriers du service, compte-rendus, délibérations , bilans, notes, procédures, dossiers

- Mettre en place des tableaux de bords de suivi d’activité

- Élaborer et mettre à jour des documents de communication

*Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques

- Gestion de la boîte mail générique du service, orientation et archivage « Affaires scolaires » sur Zimbra et Thunderbird

- Suivi des courriers du service et de la direction sur le progiciel (Open courriers)

- Suivi de la rédaction des compte-rendus et des délibérations sur le progiciel Webdélib

- Rédaction du guide administratif du service et du guide des écoles

*Suivi des travaux dans les écoles :

- Enregistrement des demandes de travaux des directeurs.trices d’école, transmission au service Bâtiments-Maintenance pour validation par les services techniques, communication aux écoles et aux élu.es des arbitrages et décisions .

- Diffusion d’information aux autres services : périscolaire, sports, entretien-restauration…

*Participation à la vie du service :

- Appui à la logistique et administratif auprès de responsable des ATSEM

- Effectuer une polyvalence si nécessaire

Activités complémentaires🔹

*Lien avec les A.P.E :

- Recueil des coordonnées, tableau récapitulatif et réponse aux sollicitions

- Constitution des listes de diffusion et suivi des sollicitations et des réponses apportées

*Occupation des locaux scolaires :

- Recueil des demandes d’occupation des services et associations

- Manifestation dans les écoles : recensement des demandes de fêtes d’école et/ou manifestations dans les écoles, transmission aux services concernés.

*Soutien administratif à la directrice éducation enfance jeunesse

- Gestion de l'agenda, organisation de réunions, traitements des appels téléphonique

- Enregistrement, diffusion, classement, projets de réponses aux courriers et demandes courantes, suivi des délais, des urgences et des priorités

* Préparation et suivi de dossiers spécifiques en lien avec la directrice

*Conditions d’exercice :

•Temps de travail annualisé : 1607 h/an

•Travail en transversalité

•Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

Les + de ce poste

Rémunération

• Traitement de base selon la grille FPT

• + Régime indemnitaire motivant :

◦ IFSE cible : 280 € brut / mois

Profils recherchés

Votre profil

Savoir faire :

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique -

Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme, tableaux croisés

Utiliser le progiciel Webdélib, GLPI

Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes

Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs

Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, ...) et partenaires externes

Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)

Appliquer faire appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Connaissances :

Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité

Missions et activités des partenaires extérieurs associés - Dispositifs particuliers du secteur d'intervention

Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires

Vocabulaire professionnel du service

Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance

Statut de la FPT : notions de base

Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance

Statut de la FPT : notions de base

Qualités :

Capacité à raisonner dans la globalité

Rigueur

Qualités relationnelles / capacité à comprendre

Adaptabilité - Polyvalence

Sens du travail en équipe

Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences

Être force de proposition - Autonomie et responsabilité

Curiosité professionnelle