assistant(e) administrative - secrétariat

Descriptif de l'emploi

Communauté de Communes Gally-Mauldre, Yvelines (78)

Créée en 2013, la Communauté de Communes Gally Mauldre compte 11 communes pour une population de 23 000 habitants. Au cœur de la plaine classée de Versailles et de la vallée de la Mauldre, cette structure intercommunale à taille humaine est engagée dans un projet de développement raisonné et de préservation de son patrimoine offrant un cadre de vie attractif. Elle exerce des compétences telles que le développement économique, les transports, la collecte des déchets, la GEMAPI, le portage de repas à domicile ou encore effectue l’instruction communautaire des autorisations d’urbanisme pour le compte de toutes ses communes-membres.

La Communauté de Communes a le label « Terres de Jeux 2024 ».

POSITION DANS L’ORGANISATION

Filière Administrative

Service Service Autorisations du Droit des Sols (ADS) et Environnement

Responsables hiérarchiques :

N + 3 : Directrice Générale des Services

N + 2 : Directeur Général Adjoint des Services

N + 1 : Responsable du Service ADS et de l’Environnement

Missions / conditions d'exercice

- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondant du service,

- Standard : réception des appels, prises de messages, orientation des appels,

- Renseignements aux administrés : Renseignements qualitatifs apportés à l’ensemble des pétitionnaires concernant les délais d’instruction des dossiers en cours, les complétudes de dossiers, les pièces à fournir dans le cadre d’une Déclaration Préalable de travaux, les règlements des PLU en vigueur,

- Réception, traitement et diffusion de l’information : ouverture du courrier arrivée/départ, enregistrement, dispatching, envoi des courriers,

- Secrétariat : suivi et mise en forme des dossiers, saisies courriers, transmission des données d’urbanisme nécessaires aux statistiques de l’Etat (données SITADEL), Archivage des dossiers, tenue des tableaux de suivi ADS + CUa avec statistiques des dossiers arrivés, des délais communaux, etc.

- Instruction des Certificats d’urbanisme informatifs pour les 11 communes du territoire, envois, archivage numérique.

- Gestion du Budget du Service ADS et du service Environnement : Réalisation des bons de commande, suivi des factures et du BP approuvé en lien avec le service des Finances, etc.

- Activités secondaires : Assistance auprès du Directeur du Pôle dans la gestion du Budget (pour les autres services du Pôle notamment) : Bons de commande, suivi du rapprochement des factures et du BP approuvé en lien avec le service des Finances ; Force de proposition lors de la préparation du BP du Pôle.

Profils recherchés

Savoir faire :

Travail en équipe

Capacité d'organisation de son travail et à faire face à l'urgence et à l'imprévu

Autonomie dans le travail

Connaissances en finances et urbanisme appréciées

Savoir être :

Capacité à rendre compte de son travail à sa hiérarchie

Qualités relationnelles avec les collègues et la hiérarchie

Sens de l'écoute et aptitude à communiquer

Sens de l'initiative, de la prise de décisions