Assistant(e) Coordinateur(trice) de projets Communication

Descriptif de l'emploi

- Assure le suivi de l’activité quotidienne de la direction,

- Facilite la coordination des dossiers de communication,

- Assiste le Directeur et son adjointe

Missions / conditions d'exercice

1) Assure le suivi de l’activité quotidienne de la Direction :

- Assure l’accueil physique et téléphonique,

- Réceptionne et traite l’information arrivant à la direction (tri du courrier papier et sur le logiciel Kolok, gestion des circuits courriers et de l’information), diffuse l’information en interne,

- Assure le suivi complet administratif des circuits des notes produites par la Direction de la communication, relance les interlocuteurs en cas de retard,

- Est garant de la réponse de la Direction de la Communication aux demandes de notes du cabinet : suit l’état d’avancement des réponses par Direction et Pôle, effectue les relances si besoin, alerte en cas de retard dans les réponses,

- Occupe le rôle de référent temps de travail et RH du personnel (horaires, absences, conventions de stage, formations, astreintes…), paramètre et contrôle le temps de

travail des agents sur le logiciel E-temptation, met en place et améliore la politique de « Onboarding » de la Direction de la communication pour l’intégration de chaque nouvel arrivant, participe aux comités de suivi (télétravail, plan égalité Femmes-Hommes 2027-2029…),

- Gère les fournitures, matériels bureautiques et informatiques, l’archivage,

- Accompagne l’équipe dans ses besoins de billets de train, chambres d’hôtels, remboursements de frais de mission en cas de déplacement,

- S’aide de l’IA pour les comptes-rendus de réunions.

2) Facilite la coordination des dossiers de communication :

- Centralise les besoins de communication sur l’outil de projet Asana et suit les rétroplannings, alerte les collaborateurs en cas de retard,

- Gère les invitations aux différents événements : met à jour et crée les fichiers d’invitation et les publipostages nécessaires sur les différents événements, envoi, suivi, retour d’invitations, relances téléphoniques si nécessaire),

- Gère les déclarations SACEM pour les événements qui le nécessitent,

- Met à jour les différents référentiels mis en place par la direction et s’assure de la bonne utilisation de ceux-ci : charte graphique, référentiel de process, brief créatif, bilan de communication annuel,

- Est force de proposition pour améliorer le classement des dossiers partagés,

- Met à jour le planning des événements,

- Met en place un référentiel de prestations afin d’estimer le temps de travail de l’ensemble des missions de la Direction de la communication,

- Elabore puis met à jour le catalogue de matériel événementiel dont la Direction de la communication dispose,

- Suit le fichier des obligations de communication : envoi des éléments de communication et courriers aux bénéficiaires, complète le tableau de suivi en lien avec le service compétent,

- En l’absence de l’assistante administrative comptable et financière, assure le suivi des dossiers (commandes en cours),

- Envoie les places négociées dans le cadre des partenariats sportifs, assure le suivi des places pour les élus avec le Cabinet et envoie les lots des jeux concours organisés par la Direction après validation de la hiérarchie,

- Appuie ponctuellement les chargé(e)s de communication sur les événements.

3) Assiste le Directeur et son adjointe :

- Assiste le Directeur et son adjointe : organise l’agenda et les réunions, prépare les dossiers nécessaires aux entretiens de recrutement et réunions stratégiques de niveau CODIR DGSD,

- S’aide de l’Intelligence artificielle pour mettre en place des outils de pilotage pour faciliter le quotidien du Directeur et de toute l’équipe,

- Propose et fait vivre les cafés formations,

- Participe à l’organisation des séminaires de Direction.

CONTEXTES PARTICULIERS OU SPECIFIQUES AU POSTE :

Travail conjoint avec l’assistante administrative et financière pour assurer une continuité de service et de qualité de travail.

Disponibilité : permanence à assurer entre 8h30 et 17h30 avec possibilité de télétravail (1 jour par semaine maximum)

Discrétion et respect de la confidentialité

Réactivité, polyvalence, autonomie

Très à l’aise à l’oral et à l’écrit

Permis B

Profils recherchés

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES

Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs

Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances

Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur

Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant

Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu

Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)

Trier, classer et archiver des documents

Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes

Utiliser les applicatifs métiers

Suivre et gérer des dossiers

Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès-verbal)

COMPÉTENCES SPECIFIQUES

Respecter et faire respecter des procédures et participer à leurs évolutions

S’approprier et appliquer une réglementation en suivant ses évolutions

Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels

Connaître les instances de décision de la collectivité

Connaître l’organisation et les services de la collectivité ou de l’établissement

Connaitre l’univers des métiers de la communication et de l’évènementiel