Assistant(e) d’élus (H/F)

Descriptif de l'emploi

Le 7e secteur est l’un des secteurs les plus étendus de Marseille avec une superficie de 44,5km². Plus gros secteur en terme de population, il compte plus de 153 000 habitants. La Mairie des 13e et 14e arrondissements assure par ses services la supervision et la gestion de plusieurs équipements sportifs (161 équipements sportifs, 20 gymnases, 34 plateaux sportifs, plus de 24 centres d’animation et d’une salle de spectacles).

Contexte

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services de la Mairie du 7e Secteur, regroupant les 13e et 14e arrondissements, vous accompagnerez Madame le Maire dans la réalisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de son mandat. Vous assurerez l'interface avec les partenaires externes et l’administration.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

• Assurer l'organisation et le suivi de manifestations à caractère protocolaire ;

• Assurer l'accueil physique et téléphonique ;

• Gérer les agendas des élus et en assurer un suivi logistique (déplacement, mise en place de rendez-vous ou réunion) ;

• Rédiger des courriels et courriers à destination des administrés et des partenaires institutionnels pour donner suite aux demandes ;

• Instruire les circuits de signature de documents (actes, courriers) selon les modalités physiques ou dématérialisées ;

• Mettre à jour les bases de données ;

• Classer et archiver les documents et dossiers ;

• Suivre l'avancement des projets ;

• Organiser des réunions et des événements avec les partenaires avec les outils adaptés ;

• Coordonner les relations avec les partenaires externes.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)

• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports …)

• Possibilité de stationnement

Conditions particulières

• Votre temps de travail hebdomadaire sera fixé en fonction des nécessités de service.

• Horaires décalés en semaine et week-end

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître :

Titulaire du grade de rédacteur ou d’adjoint administratif territorial et/ou d’un diplôme Bac à Bac + 2, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.

Discret(e) et autonome, vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles et relationnelles.

Vous maitrisez les outils bureautiques et informatiques.

Organisé(e) et rigoureux(euse), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.

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