Assistant(e) de direction-Assemblées-Elections-Communications

Descriptif de l'emploi

MISSION GENERALE

Assurer le Secrétariat de direction : secrétariat de la Maire et du DGS, secrétariat de l’assemblée, tenue des registres… et organiser les élections

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES

 Préparation et suivi du Conseil municipal

• Rédige des rapports pour le Conseil municipal

• Etablit l’ordre du jour et coordonne les services pour la rédaction des rapports

• Rédige la convocation et constitue le dossier du conseil municipal, les envoie aux élus, s’assure du quorum

• Rédige les procès-verbaux et les extraits de délibérations à transmettre au Contrôle de Légalité, puis les diffuse auprès des services ou des partenaires extérieurs

• Procède aux affichages réglementaires

• Supervise l’installation matérielle de la salle vue du Conseil municipal

• Assiste aux séances du Conseil municipal

• Rédige les délibérations

 Tenue des registres

• Tient à jour le registre du Conseil municipal

• Tient à jour le registre des Arrêtés du Maire

• Tient à jour le registre de la Commission de Sécurité des ERP

 Secrétariat de direction

• Rédige des courriers pour le Maire et pour les Adjoints selon leurs consignes

• Rédige des courriers pour le Directeur Général des Services

 Courrier

o Ouvre et enregistre le courrier reçu quotidiennement et le remet au DGS

o Supervise l’enregistrement du courrier envoyé

o Gestion du courrier (relations La Poste, suivi de l’affranchissement, procédures …)

Elections :

• Effectue la mise jour des listes électorales

• Organise les scrutins dans le respect de la législation en vigueur

• Participe aux opérations de désignation des jurés d’assise

• Assure le secrétariat de la Commission de Contrôle des Listes Electorales

Protocole et cérémonies patriotiques

• Prépare les réceptions officielles (au nom du maire ou de la municipalité) qui se tiennent en Mairie, dont les Vœux au personnel

• Prépare les cérémonies patriotiques en relation avec le Maire-Adjoint délégué

Communication

• Suivi du plan de communication

• Respect des délais

• Conception de documents de communication

Profils recherchés

COMPETENCES

Connaissance du fonctionnement et de l’environnement de la collectivité.

Maitrise du fonctionnement des assemblées, connaissance de la législation et de la règlementation,

Compétences en communication confirmée

Maîtrise des outils informatique et bureautique et maîtrise des règles de rédaction administrative ainsi que des outils de communication.

Rigueur, efficacité

Savoir travailler en transversalité

Avoir le sens des relations humaines

Discrétion professionnelle et devoir de réserve

Sens du service public

AUTRES CARACTERISTIQUES DU POSTE

Relations En interne Maire, les élus, DGS et les autres services de la collectivité.

En externe échanges avec les acteurs de partenaires institutionnels CDA Préfecture, La Poste, autres communes…

Horaires fixes mais adaptabilité en fonction des obligations liées à la fonction et des pics d’activités (conseils municipaux, élections.)

Gestion simultanée de différents dossiers