ASSISTANT.E DE DIRECTION

Descriptif de l'emploi

Auprès du directeur, de l’administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l’Assistant/e de direction est chargé(e) d’assurer le secrétariat de cette partie de l’établissement, à savoir :

1) Assister la Direction dans la mise en œuvre de l'activité et la gestion quotidienne :

- Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ;

- Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ;

- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts…) ;

- Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ;

- Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ;

- Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ;

- Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande

2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d’administration :

- Préparer le Conseil d’administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l’organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ;

- Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).

- Assure le secrétariat du Conseil artistique et scientifique et des réunions conjointes du CP

3) Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des déplacements :

- Administration générale (frais de mission, voyages pédagogiques) ;

- Gérer les ordres de mission (déplacements des agents : établissement de l’ordre de mission, commande des billets ou réservation des véhicules, liquidation, suivi de l’enveloppe, recherche documentaire, gestion des demandes d’avances…).

- Etablir les bons de commande afférents

Missions / conditions d'exercice

Activités secondaires :

- Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ;

- Contribuer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l’établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ;

- Assurer la fonction d’interface informatique auprès des services de la ville et de l’EMS (RIU) ;

- Etablir des tableaux de bord de suivi d’activités ;

- Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions

- Coordination de la supervision des conventions

- Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l’établissement.

Profils recherchés

SAVOIRS

- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;

- Techniques de secrétariat ;

- Connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand.

SAVOIR FAIRE

- Accueil et renseignement des interlocuteurs ;

- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;

- Qualités rédactionnelles ;

- Gestions des plannings ;

- Organisation logistique de réunions (CA, CODIR, réunion de service);

- Capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence ;

SAVOIR ÊTRE

- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie ;

- Capacité à travailler en équipe et en autonomie ;

- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle

- Capacité à s’adapter à des publics divers

Diplômes : Diplôme supérieur de secrétariat de direction ou équivalent

Expériences : Assistant·e de direction