Assistant.e de direction - Cabinet du Maire

Descriptif de l'emploi

Vous aimez être au cœur de l’action, organiser, anticiper et faciliter le quotidien d’une équipe ? Vous avez le sens du service, un excellent relationnel et savez garder votre calme face aux imprévus ? Rejoignez-nous !

Au sein de la Direction du Cabinet du Maire, vous occuperez un rôle central dans l’organisation et le suivi de l’activité du Cabinet. Véritable point d’appui de la Directrice de Cabinet et des élus de la majorité, vous contribuerez, par votre organisation, votre réactivité et votre sens du relationnel, au bon déroulement des nombreuses activités qui rythment la vie municipale.

Ce poste est particulièrement adapté à une personne dynamique, organisée, disponible et à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement. Chaque journée est différente : gestion des agendas, organisation de réunions et de déplacements, préparation de dossiers, échanges avec les services municipaux, les administrés, les partenaires institutionnels ou encore les élus… Vous serez au cœur d’un réseau d’interlocuteurs variés et devrez savoir passer d’un sujet à l’autre avec efficacité et discernement.

Vos conditions de travail

Vous travaillerez du lundi au vendredi, sur la base de 38 heure hebdomadaire.

Compte tenu des missions exercées au sein du Cabinet, vous pourrez être ponctuellement sollicité(e) en soirée ou le week-end, en fonction des nécessités du service.

Vous serez en relation régulière avec l’ensemble des services municipaux, mais également avec le public, les élus, les administrations, les représentants institutionnels, les services de police et les cabinets des collectivités partenaires.

Missions / conditions d'exercice

Votre quotidien au sein du Cabinet

En lien étroit avec la Directrice de Cabinet et la Cheffe de Cabinet, vous serez un véritable facilitateur du quotidien.

- Vous assurerez directement l’ensemble des travaux de secrétariat de la Direction du Cabinet et prendrez notamment en charge la rédaction et la mise en forme des courriers, comptes rendus, procès-verbaux, notes et différents documents nécessaires à l’activité du Cabinet.

- Vous serez également chargé(e) de gérer les agendas des élus de la majorité, d’organiser leurs rendez-vous, réunions et déplacements et de planifier les mariages ainsi que les astreintes des élus.

- Votre rôle vous amènera à être en contact quotidien avec de nombreux interlocuteurs. Vous réceptionnerez et filtrerez les appels téléphoniques, accueillerez et orienterez les personnes, transmettrez les informations utiles et assurerez le lien avec les différents services de la collectivité et les partenaires extérieurs.

- Vous participerez également à la préparation des réunions : constitution des dossiers, prises de contact, réservation et organisation des salles, diffusion des invitations et convocations, puis suivi des différents éléments nécessaires à leur bon déroulement.

- Vous serez enfin garant(e) d’une gestion rigoureuse de l’information, de son classement à son archivage, dans le respect des règles de confidentialité et du RGPD. Votre capacité à rechercher, analyser et transmettre la bonne information au bon moment sera essentielle.

Profils recherchés

Le profil que nous recherchons

Au-delà de votre formation et de votre expérience, nous recherchons avant tout une personne qui apprécie le travail en équipe, le contact humain et les environnements dynamiques.

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et votre rigueur, mais vous savez également faire preuve de souplesse lorsqu’une urgence ou une nouvelle priorité vient modifier votre planning.

Vous avez une bonne capacité rédactionnelle et êtes à l’aise pour rédiger en autonomie des courriers, y compris lorsqu’ils portent sur des situations complexes ou à enjeux.

Vous savez écouter, comprendre rapidement une demande, identifier les priorités et apporter une réponse adaptée à votre interlocuteur. Vous êtes capable de travailler en autonomie tout en sachant rendre compte à votre hiérarchie.

Votre discrétion et votre sens de la confidentialité sont essentiels : vous serez amené(e) à traiter des informations qui nécessitent fiabilité, discernement et professionnalisme.

Vous êtes également à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs et savez utiliser les outils nécessaires à la gestion des agendas, des plannings et des moyens matériels (traitement de texte, tableur, diaporama, Teams, GDA…).

Une connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, de leur organisation et de leurs acteurs constitue un véritable atout.

Ce que nous attendons surtout de vous ?

De la curiosité, de la réactivité, de l’initiative et un véritable sens du service.

Vous savez anticiper les besoins, gérer plusieurs sujets simultanément et rester disponible pour vos interlocuteurs.

Vous appréciez les missions variées et êtes à l’aise dans un poste où chaque journée peut apporter son lot de nouvelles demandes et de priorités.

Si vous aimez être un maillon essentiel d’une équipe, contribuer concrètement à son efficacité et évoluer dans un environnement où le relationnel, la confiance et la discrétion occupent une place importante, nous serons ravis de découvrir votre parcours.