Assistant·e de direction

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Communauté d'Agglomération Royan Atlantique (CARA), EPCI de 87 064 habitants regroupant 33 communes, le pôle d'Attractivité et de Développement Economique Territorial (ADET) met en oeuvre la 1ère compétence obligatoire de la collectivité, et ses orientations stratégiques, dans le cadre d'un dispositif contractuel avec la Région Nouvelle Aquitaine (SRDEII). Les missions du pôle couvrent tous les champs de l'économie en matière d'accompagnement à l'entrepreneuriat, d'animation économique au travers d'évènements ou de réseaux de partenaires, d'appui aux filières, d'octroi d'aides économiques, de promotion du territoire.

Le pôle ADET regroupe les services agriculture et alimentation et UP ! le CARRE des ENTREPRENEURS ® ainsi que les missions de la croissance bleue et du campus des métiers.

Le poste vise à coordonner et participer à la mise en oeuvre et au suivi des activités de la direction. L'assistant·e apporte une aide permanente à la directrice et aux services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de pilotage de dossiers administratifs et participe à la mise en oeuvre et au suivi des différentes activités menées.

L'équipe du pôle ADET est répartie sur 3 sites à Royan : Rue de l'Électricité (Annexe CARA), Chemin de la Garenne (UP ! le CARRE des ENTREPRENEURS ® - UP ! LCDE) et Bd Franck Lamy (campus de formation à distance). L'assistant·e exerce ses fonctions en temps partagé sur 2 de ces 3 sites : Annexe et UP ! LCDE.

Ce poste est ouvert à temps complet en catégorie B au cadre d'emplois de rédacteur et pourra être pourvu en l'absence de fonctionnaire par un agent contractuel de droit public dans les conditions prévues par le code de la fonction publique.

Missions / conditions d'exercice

1. Prendre en charge le fonctionnement administratif du pôle

- Assurer l'accueil et la gestion administrative du pôle

o Accueil physique et téléphonique

o Assurer la gestion et le suivi des courriers dans le logiciel MAARCH (diffusion, visa des réponses, ...).

o Gérer les mails des boîtes génériques : filtrer, alerter, rédiger des propositions de réponses ......

o Relire les documents produits par le pôle et les mettre en forme

o Prendre des notes, rédiger et mettre en forme les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du pôle : courriers, notes, délibérations, comptes rendus, présentations, conventions, ...

o Veiller au respect des procédures internes et des échéances.

- Suppléer l'animatrice à l'entreprenariat dans gestion du bâtiment UP ! LCDE

o Accueillir et renseigner les visiteurs et accompagner les utilisateurs dans leur installation

o Participer à l'organisation et à la bonne utilisation des espaces

o Assurer le suivi de la plateforme dédiée (COSOFT)

- Organiser et planifier la vie professionnelle du pôle

o Etablir un lien régulier avec le service Affaires Générales afin d'anticiper les instances et temps forts de la CARA (ex. séminaire d'élus, ...) et leur incidence sur le pôle (disponibilité, préparation, ...)

o Répercuter dans les agendas les instances, alertes et planifier les temps collectifs du pôle

- Assurer et suivre l'exécution budgétaire :

o Participer à l'élaboration des prévisions budgétaires.

o Suivre le budget des services du pôle (devis, bons de commandes, factures).

- Suivre les subventions, conventions et adhésions

2. Assister et contribuer à la mise en oeuvre des projets du pôle

- Assurer le suivi administratif des aides économiques, en appui de la personne référente au sein du service UP ! LCDE dont :

o Vérifier la complétude et l'éligibilité des dossiers (selon grille de critères définis)

o Participer à la préparation des comités d'agréments d'octroi des aides économiques

- Apporter un appui ad hoc sur les projets et actions du pôle, dont les évènements, ateliers, conférences, ...

- Proposer et mettre en oeuvre des actions spécifiques contribuant à la vie du pôle et l'amélioration de sa gestion

Profils recherchés

Le·la candidat·e devra maitriser les procédures administratives et de fonctionnement d'une collectivité territoriale et avoir des notions de marché public et de budget des collectivités et faire preuve de :

* Compétences relationnelles : sens du service public, diplomatie, aisance dans le travail transversal et en équipe, s'adapter aux divers interlocuteurs.

* Qualité d'expression écrite et orale : esprit de synthèse, capacité à rédiger des comptes rendus, notes, rapports, actes administratifs, ...

* Qualités personnelles : rigueur et gestion des priorités, autonomie, adaptabilité et force de proposition.

* Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) et capacité à s'adapter aux outils internes, dont les logiciels CIRIL et MAARCH

Le·la candidat·e devra être titulaire du permis B valide en raison de déplacements ponctuels à prévoir à l'échelle de la CARA.