Assistant.e de Direction

Vos missions en quelques mots

Au sein de la conservation régionale des monuments historiques ( (CRMH) du pôle Patrimoines et Architecture, vous contribuez au bon déroulement des activités de la CRMH et vous assistez le Conservateur régional des monuments historiques ainsi que le Directeur du Pôle Patrimoines et Architecture dans leurs organisations quotidiennes.

Descriptif des missions :

• Tenue des agendas et des plannings

• Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs

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• Réservation et préparation des salles de réunion

• Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc...)

• Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)

• Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission) du service ; gestion des courriers du chef de service et les conservateurs,

• Coordination avec le secrétariat de la CRMH sur le site de Besançon (transmission des données, navettes courriers, gestion des agendas etc.)

• Gestion de l’agenda du chef de service et des conservateurs

• Gestion des frais de déplacements du chef de service

• Gestion des CAOA, CDAOA et des experts (nomination, renouvellement, frais de déplacements, vacations...)

• Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)

• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées

• Participation à des travaux transversaux

Liaisons avec l’interne et l’externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/de la DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.

Profil recherché

Les connaissances, savoirs :

• Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation et des missions du Ministère de la culture ; connaissance de l’organisation territoriale de l’État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de leurs enjeux

• Techniques de communication

• Classement et archivage

Les compétences techniques, savoir-faire :

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• Capacité d’analyse et de structuration du travail

• Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents

• Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)

• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)

• Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités

• Techniques de documentation et de communication

Les compétences comportementales, savoir être :

• Discrétion et réserve impératives

• Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements

• Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité

• Savoir être courtois et diplomate

• Sens des initiatives et des responsabilités

• Travail en équipe

• Loyauté

• Rigueur et sens de l’organisation

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Candidatures :

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) est à adresser, sous couvert hiérarchique, le plus rapidement possible à compter de la date du présent avis à Monsieur le Directeur, par courriel à : [email protected]

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi.»

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d’écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• La CRMH est organisée sur deux sites : nécessité de travailler de manière transversale et à distance avec les équipes des deux services (continuité de service) • Travail en équipe et nécessité de polyvalence entre les assistants afin d’assurer la continuité des missions • Télétravail envisageable sur une partie des missions après la période d’adaptation au poste • Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans • Expérience sur poste comparable souhaitée

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction