Assistant(e) de direction du CCAS (F-H)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice du Centre Communal d'Action Sociale, vos principales missions sont :

Missions / conditions d'exercice

Assistanat de la direction :

- Gestion de l’emploi du temps

- Planifier et organiser les RDV, réunions, déplacements

- Préparation des réunions (réservation de salle, courriers, délivrance des documents de base, prise de note et rédaction des comptes rendus, tenue des registres, affichage réglementaire)

- Suivi et classement de l’ensemble des dossiers de la direction

- Réalisation et suivi de tableaux de bord et outils de planification

- Assistance administrative du Conseil d’administration du CCAS (envoi des convocations et des dossiers à l’ordre du jour, mise en forme des délibérations, dématérialisation des actes…)

Suivi administratif et financier :

- Gestion de diverses tâches administratives : commande de fournitures de bureau, gestion du stock du papier, cartouches, suivi des contrats d’entretien, suivi des conventions, comptes-rendus de réunion, courriers…).

- Réception et tri du courrier

- Etablissement des bons de commande, paiement des factures

- Suivi du budget et des marchés publics.

- Gestion des commandes et réception des marchandises.

- Gestion et suivi des parapheurs

De manière ponctuelle, vous serez amené(e) à apporter un soutien auprès de l'équipe du CCAS et de l'accueil de la Maison de la Fraternité

o Rédaction de courriers types.

o Participation aux différents événements organisés par la direction.

o Participation aux dispositifs "canicule", "grand froid" et "inondation".

o Renseigner les usagers et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.

o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels

o Apporter une aide à la constitution de dossiers (cartes de transport, téléassistance).

Profils recherchés

- Cadre d'emploi des adjoints administratifs

- Niveau BTS comptabilité ou BTS assistante de gestion ou BTS assistant manager ou Licence gestion des administrations ou expérience équivalente

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du rôle et des missions d'un CCAS

- Maitrise de l'informatique : Word, Excel, Power Point, Outlook

- Connaissance des principes budgétaires et notions de comptabilité publique

- Connaissance des techniques de recherche documentaire.

Compétences et qualités requises :

Sens du service public, du dialogue et de la concertation.

Obligation de réserve et de discrétion professionnelle indispensable.

Qualités relationnelles et rédactionnelles, esprit d'analyse et de synthèse.

Gestion du stress et des conflits.

Goût du travail en transversalité et prise d'initiatives.

Sens de l'autonomie.

Notions d'organisation et de gestion du temps.

Disponibilité.

Polyvalence.