Assistant(e) de Direction du Directeur Général des Services

Descriptif de l'emploi

📢 Vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) et du Comité de Direction, en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

🎯 Vos missions

📋 Gestion Administrative et communication :

- Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)

- Identification et hiérarchisation des priorités

- Rédaction et mise en forme de documents administratifs

- Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok.

🕒 Organisation et gestion de l’agenda :

- Gestion de l’agenda du DGS

- Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions

- Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)

- Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction.

🤝 Appui au instances de Direction :

- Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous

- Elaboration des ordres du jour

- Participation aux réunions du Comité de Direction

- Rédaction des comptes rendus

- Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.

🤝 Interface et coordination :

- Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes

- Accueil des rendez-vous

Coordination avec les services et partenaires

📋 Suivi administratifs et outils de gestion :

- Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar)

- Mise en place et suivi de tableaux de bord

- Classement et archivage des documents (papier et numérique)

🔧Gestion spécifique et logistique :

- Traitement des avis de contraventions des collectivités

- Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement

- Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération)

- Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS

- Gestion des fournitures administratives de la Direction

- Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail.

Profils recherchés

🌟 Le profil que nous recherchons

💼 Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

Excellentes capacités rédactionnelles

Organisation, gestion des priorités

Suivi administratif rigoureux

👤Savoir – être :

Respect des valeurs du service public

Discrétion et confidentialité

Sens du relationnel

Réactivité et autonomie

Rigueur et sens de l’organisation

🎓 Un BTS Administratif obligatoire !!

Une expérience dans l'assistanat ou le secrétariat, serait un réel plus.