Assistant(e) de direction du Maire

Descriptif de l'emploi

À 15 minutes du centre de Bordeaux, Gradignan, ville de 27 000 habitants, bénéficie d'un cadre de vie reconnu et porte de nombreux projets dans les domaines de la transition environnementale, de l'aménagement urbain, des mobilités et du renouvellement de ses équipements.

Pour accompagner l'activité du Maire, également vice-président de Bordeaux Métropole (et à ce titre Président de LA FAB et du SYSDAU), la Ville recrute son/sa Assistant(e) de direction.

Au sein du Secrétariat général, sur un poste de confiance au cœur de la vie municipale, vous êtes l'un des points d'appui essentiels à l'organisation quotidienne de l'activité du Maire. Vous travaillez en lien étroit avec le Directeur général des services et le Directeur de cabinet et entretenez des relations régulières avec les élus, les services municipaux et de nombreux partenaires extérieurs.

Cette fonction suppose à la fois organisation, réactivité, qualités relationnelles et discrétion. Elle nécessite surtout de savoir comprendre les priorités, anticiper les besoins et faire circuler la bonne information au bon moment.

Votre environnement de travail:

Vous rejoignez le Secrétariat général, qui comprend également deux collaboratrices assurant notamment l’accueil du service, la préparation et le suivi des travaux du Conseil municipal ainsi que le secrétariat administratif du Directeur général des services et du Directeur de cabinet.

Le poste est exercé à temps complet sur un cycle de 38 heures hebdomadaires (Il comprend 18 jours d'ARTT + 25 jours de CA). Compte tenu de la nature des fonctions, une disponibilité ponctuelle en soirée ou le week-end peut être nécessaire.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions

Organiser l'activité du Maire

Vous assurez la gestion de son agenda et organisez ses rendez-vous, réunions et déplacements.

Dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses et les priorités susceptibles d'évoluer rapidement, vous veillez à la bonne articulation de ses différents engagements municipaux, métropolitains et institutionnels.

Vous anticipez les échéances, identifiez les éventuels conflits d'agenda et contribuez à préparer les conditions nécessaires au bon déroulement de ses rendez-vous.

Préparer ses rendez-vous et réunions

Vous contribuez à la préparation des réunions et rendez-vous auxquels participe le Maire, et aussi dans le cadre de ses fonctions de vice-président de Bordeaux Métropole.

Vous rassemblez les informations et documents nécessaires, prenez les contacts utiles, organisez les aspects pratiques des réunions et vous assurez de la disponibilité des éléments attendus.

Vous contribuez ainsi à assurer la continuité entre l'agenda, les dossiers et les différents interlocuteurs du Maire.

Être une interface avec les nombreux interlocuteurs du Maire

Vous êtes quotidiennement en relation avec les élus, les services municipaux, les administrés, les administrations, les partenaires institutionnels, les associations ainsi que les directions générales et cabinets des collectivités partenaires.

Vous accueillez et orientez les interlocuteurs, réceptionnez et filtrez les appels, appréciez le degré de priorité des sollicitations et transmettez les informations aux personnes concernées.

Votre connaissance progressive des dossiers et des interlocuteurs vous permet d'orienter efficacement les demandes et d'en faciliter le traitement.

Participer à l’administration du Secrétariat Général

Vous prenez en charge des travaux de secrétariat nécessaires à l'activité du Secrétariat Général.

Vous rédigez et mettez en forme courriers, invitations, comptes rendus, procès-verbaux, notes et différents documents. Vous êtes en capacité de préparer en autonomie certains courriers, y compris lorsqu'ils concernent des situations sensibles ou nécessitent une rédaction particulièrement attentive.

Garantir la qualité et la confidentialité de l'information

Vous assurez le classement, le suivi et l'archivage des informations et documents dont vous avez la charge, dans le respect des règles de confidentialité et du RGPD.

Compte tenu de votre positionnement, vous êtes susceptible d'avoir connaissance d'informations confidentielles ou sensibles. Discrétion, fiabilité et discernement constituent donc des exigences essentielles de la fonction.

Profils recherchés

Votre profil

Au-delà d'un diplôme ou d'un parcours type, nous recherchons une personne disposant de solides capacités d'organisation et de qualités relationnelles, capable de travailler avec autonomie tout en s'inscrivant pleinement dans un collectif.

Vous savez gérer simultanément plusieurs sujets, hiérarchiser les priorités et adapter votre organisation lorsqu'un imprévu survient.

Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et êtes à l'aise avec les outils bureautiques, collaboratifs, de gestion d'agenda et de planning.

Vous savez écouter, comprendre rapidement une demande et adapter votre réponse à la diversité de vos interlocuteurs. Vous savez également rendre compte et alerter lorsque la situation le nécessite.

Votre sens de la confidentialité, votre discrétion et votre discernement sont indispensables.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de leur environnement institutionnel et de leurs acteurs constituera un atout.