ASSISTANT(E)DE DIRECTION

Vos missions en quelques mots

Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, le secrétaire de direction assure les tâches administratives relatives à ce poste. Il est également sollicité par les autres membres de la direction.

Le secrétaire de direction entretien des liens avec tous les services de l'établissement et les partenaires de celui-ci. Il est aussi en contact régulier avec la préfecture.

Le secrétariat est composé de deux adjoints administratifs (un secrétaire de direction et un assistant de direction).

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Activités

- Rédaction, enregistrement et diffusion des notes de service à la signature du Chef d'établissement

- Diffusion du courrier extérieur au sein des différents services du centre pénitentiaire

- Rédaction et enregistrement du courrier émanant de la direction et des autres services

- Gestion des appels téléphoniques

- Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble de l'équipe de direction

- Mise à jour du répertoire téléphonique de l'établissement et du trombinoscope de l’établissement

- Réservation de salle de réunions et de véhicules

- Organisation et diffusion des astreintes direction et des plannings des Commissions pluridisciplinaires uniques (CPU)

- Rédaction et le suivi des délégations de signature du Chef d'établissement

- Gestion des demandes d’habilitations FIJAIT – FIJAIS.

- Création et mise à jour de la base documentaire dans le cadre de la mise en conformité des procédures de l’établissement avec le référentiel des règles pénitentiaires européennes (RPE)

- Rédaction du rapport d’activité

- Gérer les demandes d’autorisation d’accès à l’établissement et les demandes de permis de visites des familles des personnes détenues.

- Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie

Compétences attendues

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques et informatiques Techniques de secrétariat Règles de communication institutionnelle Méthodes de recueil et de traitement de l'information

Savoir-faire Disponibilité Autonomie, esprit d'initiative et sens critique constructif Discrétion, confidentialité, loyauté Rigueur, fermeté Sens de l'organisation et des priorités Expression orale et écrite adaptée Rendre compte de son activité

Savoir être Qualités relationnelles, sens de l'observation Aptitude à travailler en équipe Capacité d'adaptation et polyvalence

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

IFSE 1

Vacant à partir du 28/08/2026

Secrétaire