Assistant/e de direction et chargée d'accueil

Descriptif de l'emploi

Agglomération de près de 91 000 habitants, au sein d’un territoire de 24 communes conjuguant des défis ruraux, urbains et littoraux, Auray Quiberon Terre Atlantique

est au coeur des projets qui construisent le quotidien de ses habitants.

Attractive, dynamique et ambitieuse, elle porte sur son territoire de multiples missions : aménagement du territoire, habitat,

développement économique, culture, sports, tourisme, solidarités, petite enfance, jeunesse, mobilités, cycle de l’eau, gestion des déchets...

L’intercommunalité s’inscrit dans une dynamique de développement majeur pour :

Soutenir l’économie au plus près des acteurs

Préserver l’environnement et valoriser les ressources

Aménager le territoire en veillant aux équilibres

Capitaliser sur la qualité de vie, le bien-être et les liens sociaux

Mobiliser les ressources au service d’une action publique efficace

Pour sa Direction des déchets, Auray Quiberon Terre Atlantique recherche son/sa Assistant/e de direction-chargé/e d'accueil.

Vous aussi rejoignez une équipe au SERVICE du PUBLIC !

Missions / conditions d'exercice

L’assistant(e) de Direction/chargé(e) d’accueil assiste la Directrice dans l'organisation des agendas, la planification des réunions, le suivi de la correspondance et des dossiers. Il/Elle contribue à véhiculer l’image de la collectivité.

Il/elle est également en charge de l’accueil téléphonique et physique des usagers, du suivi administratif des dossiers et participe à l'organisation administrative de la Direction Prévention et Valorisation des Déchets.

Missions d’assistante de Direction :

• Soutien à l’organisation du/de la directeur/rice

- Organiser l’agenda, prendre les rendez-vous et assurer la logistique afférente,

- Rappeler et diffuser les informations importantes, transmettre les messages et courriers, assurer le suivi des points de régulation (reporting, modification agenda, organisation de réunions, demandes diverses, classement, etc…),

- Assurer la planification et le suivi des rendez-vous, réunions, commissions diverses, internes ou externes (vérifications disponibilités, réservation salle, contact des participants, coordination des agendas, invitations/convocations, gestion réponses et échanges divers, rappels, préparation du planning annuel…)

- Assurer la gestion administrative et la logistique (ordre du jour, feuille émargement, fonds de dossiers, rédaction de comptes-rendus, transmission des informations et interface avec les organisateurs et participants, équipements et fournitures divers - dont commande collation, repas, préparation et remise en état des salles)

- Participer aux réunions hebdomadaires de la Direction PVD avec les responsables de service, prise de notes et élaboration/diffusion des comptes-rendus,

• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

- Rédiger et/ou mettre en forme tous types de documents (courriers, notes de synthèse, présentation PowerPoint, ordres du jour, …),

- Saisir les documents sur SESIN, assurer le circuit de validation (DP, conventions…)

• Gestion RH du service

- Assurer la saisie d’éléments de gestion ressources humaines (ordres de mission, astreintes, planning des congés)

- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

- Gérer les tickets GESTUP/GLPI notamment dans le cadre de l’accueil ou départ de collaborateurs

Missions de chargée d’accueil

• Accueil téléphonique, électronique et physique (premier niveau auprès de usagers)

- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service et réaliser le premier niveau de réponse auprès des usagers,

- Recevoir, émettre, traiter et filtrer les appels téléphoniques (renseignement, primo renseignement…),

- Prioriser et traiter les réponses en simultané ou en différé (téléphone, courriel),

- Orienter vers le bon interlocuteur, recueillir et transmettre les messages le cas échéant,

- Adapter son discours,

- Participer à la gestion des différents logiciels métiers de la collectivité (DOTELEC, SESIN, etc…).

Recrutement fonctionnaire, ou voie contractuelle.

Cycle de travail 39h avec RTT.

Les plus :

Un cadre de vie et de travail privilégié

Cycle de travail de 39h avec RTT

Régime indemnitaire (RIFSEEP mensuel et CIA)

Offre de formation dynamique et plan pluriannuel

Prise en charge à 75 % des frais de transport public Forfait mobilité durable

Association sportive et loisirs en interne

Carte resto / CNAS

Participation employeur santé et prévoyance

Profils recherchés

Connaissances dans le domaine de la gestion et du traitement des déchets

Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales

Maîtrise des outils informatique et de l'accueil physique et téléphonique

Fortes qualités relationnelles (contact, écoute, adaptation à l’interlocuteur)

Autonomie, sens de l'organisation et capacités à gérer les urgences

Capacité à travailler en transversalité, esprit d’équipe