Assistant(e) de Direction

Descriptif de l'emploi

Ville universitaire, culturelle et sportive, Talence est la quatrième ville de l’agglomération Bordelaise, elle conjugue ses talents avec passion, déclinant la qualité de vie sous toutes ses formes avec entre autres ses commerces, ses jardins, ses associations, ses groupes scolaires et ses établissements supérieurs.

La ville de Talence recrute une assistante de direction pour son pôle sports, jeunesse et vie étudiante

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

1 / Gestion de l’accueil physique, numérique et téléphonique du service des sports :

Renseigner les interlocuteurs, transmettre les informations et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Accueil des partenaires et suivi des mises à dispositions de salle (bordereaux de remise des clés)

2/ Gestion et planification des infrastructures sportives de la ville :

Planification annuelle des créneaux (associations sportives, établissements scolaires et secondaires, structures publiques et privées…) et formalisation (conventions de mise à disposition et d’objectif, courriers de validation de créneau, conventions de prêt de véhicules…)

Planification quotidienne des créneaux, gestion des demandes de créneaux ponctuels et élaboration hebdomadaire du planning sportif des week-ends

Relation aux associations, interlocuteur privilégié des associations (réponse mails de la boite du service des sports, appels téléphoniques…)

3 / Gestion administrative du service des sports et de la direction sport jeunesse et vie étudiante :

Organisation de la vie professionnelle de la direction sports jeunesse et vie étudiante et de l’élu : gestion de l’agenda, programmation et préparation des réunions (réalisation des occurrences, rédaction des ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu), transmission de documents avant les réunions en respectant les délais, prise de notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus en concertation avec le cadre

Suivi et exécution budgétaire du service via le logiciel grand angle : devis, engagement, bon de commande

Suivi et gestion des demandes de subventions

Suivi des différents labels (ville active et sportive, CPJ …)

Rédaction des différents actes administratifs de la direction : conventions, délibérations, décisions municipales, arrêtés, notes, comptes rendus

Traitements et suivi des courriers des différents services, des usagers

Suivi des demandes RH, planning de formation et demandes de stages

Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques, powerpoint, dossiers de présentation, affiches

Renseigner les tableaux de suivi des activités du service, participation avec le cadre à l’élaboration du bilan annuel d’activité de la direction

Gestion des demandes de récompenses, médailles

Gestion des commandes de vêtements de travail et EPI (suivi par agent des dotations)

Assurer le suivi et la coordination de la communication du service des sports avec le service communication de la ville (demande d’articles, de publications réseaux sociaux / site internet)

4 / Gestion administrative des différents événements / manifestations sportives et culturelles

Rédaction et suivi des fiches manifestations (journée olympique, soirées des présidents d’association sportive, soirée de gala et remise des récompenses aux sportifs méritants, Décastar et tout autre événement…)

Gestion budgétaire de la manifestation

Suivi de la préparation avec les divers interlocuteurs (internes / externes)

Communication des événements (coordination avec le service communication de la ville)

MISSIONS ANNEXES :

- Organisation et participation aux événements du service des sports (Décastar, Championnat de France Elite d’athlétisme, 5/10km de Talence, soirée de remise des récompenses aux sportifs …)

- Assurer l’accueil physique et téléphonique en l’absence du secrétariat animation sportive

- Suivi occasionnel de dossiers jeunesse

- Assurer les publications de la direction sur l’intranet de la ville « la ruche »

- Contrôle de la bonne utilisation et du bon respect du règlement intérieur du GAMMA

- Traitement et suivi des inscriptions des actions « sport aux salariés », « anim&vous »

- Organisation et planification des expositions culturelles : développement des activités culturelles, création de partenariat…

- Gestion et développements des différents projets de la direction (projet de fresque sportive du skate-park, projet d’animations etc…)

- Gestion en tant que régisseur de la régie des activités nautiques

SPECIFICITES :

• Responsabilité juridique au titre de la régie de recettes

• Diversité des interlocuteurs (usagers, partenaires, associations, trésorerie …)

Profils recherchés

Vous devez avoir un niveau BAC PRO dans le domaine du secrétariat ou une expérience de 3 ans sur un poste équivalent.

Vous devez avoir les connaissances suivantes :

- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.

- Connaître les règles de l'accueil et de la gestion du public

- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

- Maîtrise des techniques de recherches documentaires

- Connaître les règles régissant les régies de recettes

Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires de catégorie C ou B ou contractuels, en CDD d’un an renouvelable à temps complet.