Assistant.e de direction (H/F)

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Foncière et Immobilière de la Direction Générale Adjointe Ville de demain, rattaché.e à la directrice, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de cette direction et l’efficacité de l’équipe de direction. Vous assurerez la gestion du secrétariat de direction et son interface relationnelle et organisationnelle avec ses interlocuteurs internes et externes.

Contexte

La Direction Foncière et Immobilière rassemble environ 70 collaborateur.trice.s au sein de deux pôles, trois services et une mission. L’équipe de direction est composée d’une directrice, son assistant.e, une directrice de pôle, deux asset manager et une chargée de gestion.

Vous évoluerez dans un environnement transversal, au contact de nombreux interlocuteur.trice.s nécessitant réactivité et capacité à gérer des priorités variées.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions

En lien étroit avec la directrice, vous assurez les missions suivantes :

Assurer l’organisation et la gestion de l’agenda de la directrice :

• Planifier les rendez-vous et les déplacements, hiérarchiser les priorités et organiser les réunions.

• Assurer le suivi des appels, des sollicitations et de la messagerie électronique avec pour objectifs la recherche d'information et d’assurer un relai interne

Garantir le suivi administratif de la direction

• Assurer le suivi administratif de l’équipe de direction et des chefs de service : congés, évaluations, tableaux de suivi des effectifs et autres documents de gestion.

• Préparer les réunions, élaborer les ordres du jour, constituer les dossiers et rédiger les comptes rendus.

• Rédiger les courriers et les notes, assurer la gestion du courrier de la direction et contribuer à la production de tableaux de bord.

Faciliter la communication et les relations avec les partenaires

• Accueillir, filtrer et orienter les interlocuteurs, par téléphone et en présentiel.

• Assurer l’interface entre la directrice, l’équipe de direction et les partenaires internes et externes : collaborateurs de la direction, assistants des élus et du Cabinet, directions générales adjointes, autres directions et services, partenaires publics et privés, particuliers et associations.

• Coordonner les échanges et traiter les informations avec le niveau de confidentialité requis.

Contribuer à la continuité et à la coordination de l’activité

• Organiser la logistique de la direction, notamment les commandes de fournitures administratives.

• Assurer, en cas de besoin, un appui au directeur général adjoint.

• Garantir le traitement, la diffusion et le suivi des courriers de la direction.

• Contribuer à la circulation de l’information et à la coordination des échanges afin de faciliter le fonctionnement quotidien de la direction.

Ces missions pourront s’adapter aux besoins et aux évolutions de l’activité de la direction.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)

• Prestations sociales (tickets restaurant, participation mutuelle, comité d’entreprise, réductions sur les transports ...).

• Possibilité de télétravail selon les nécessités de service (1jr/sem) et ordinateur portable

Votre lieu de travail

40 rue Fauchier -13002 Marseille

Profils recherchés

Votre profil

Nous avons hâte de vous connaître !

Vous appréciez les environnements dynamiques et les fonctions transversales, et savez interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux. Organisé(e), réactif(ve) et doté(e) d’un excellent sens des priorités, vous aimez anticiper les besoins, faciliter la prise de décision et contribuer à l’efficacité collective.

Titulaire du grade de Rédacteur territorial et/ou d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le secteur du secrétariat, de l’assistanat de direction ou de la gestion administrative.

Vous disposez d’une solide expérience en assistanat de direction ou sur des fonctions similaires vous permettant de gérer en toute autonomie des activités administratives et organisationnelles complexes.

La maitrise de l’environnement des collectivités territoriales, leurs compétences et leur organisation est un indispensable pour le poste.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (LibreOffice) ; la pratique des applications métiers (Azur, Igecour, Elise, Blue mind, WebRapport) est un atout.

Vous disposez de solides capacités rédactionnelles et relationnelles, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Reconnu.e pour votre rigueur, votre esprit d’initiative et votre polyvalence, vous faites preuve d’autonomie et d’un réel sens du service public. Votre réactivité, votre diplomatie et votre capacité d’adaptation vous permettent de gérer les priorités avec discernement et de vous positionner comme un.e interlocteur.trice de confiance.

Rejoignez-nous !