Assistant·e de direction H/F

Descriptif de l'emploi

Missions du métier

Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste

Assister et accompagner la Direction Administrative et Financière dans ses missions de coordination générale au service des actions transversales de la DGA

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la Direction administrative et financière de la Direction générale adjointe Collèges Culture Sports, vous assurerez un rôle central d'appui auprès de la directrice et des deux chef.fes de service. Vous contribuerez à la coordination générale de la Direction, au suivi de ses activités transversales et à la sécurisation de ses procédures administratives et comptables.

Véritable personne ressource, relais administratif essentiel entre la DGA, les pôles et la direction, vous ferez partie intégrante de l'équipe de direction et serez amené.e à travailler en lien étroit avec les agents de la Direction. Votre polyvalence, votre agilité, votre maîtrise des outils numériques, votre rigueur et vos qualités relationnelles vous permettront de gérer des missions variées, de faciliter l'échange d'informations et de contribuer au bon fonctionnement de la Direction.

Vos missions :

Assurer un appui administratif et organisationnel à la Direction

Accompagner la directrice et les chef.fes de service dans la gestion quotidienne de leurs activités et le suivi des dossiers transversaux

Vérifier la complétude et la cohérence des parapheurs sortants afin de sécuriser les procédures et les documents soumis à validation

Organiser les réunions stratégiques et transversales et en rédiger les comptes rendus

Représenter l'équipe de direction lors de réunions, d'instances ou sur des dossiers spécifiques

Assurer le suivi de dossiers transversaux ou sensibles et réaliser une veille réglementaire en fonction des besoins

Assurer l'intérim de l'assistante de la Direction générale adjointe (DGA) en cas d'absence

Assurer le suivi administratif et comptable des activités

Apporter un appui administratif et comptable à la gestion des contrats de prestations et de cession de droits d'auteur liés aux activités culturelles en mobilisant son expérience du logiciel GDA

Gérer en binôme avec les régisseurs principal et suppléant, la régie de recettes du site Pierresvives, notamment pour la braderie du livre et les recettes liées aux activités des Archives en assurant la collecte et le traitement comptable des espèces et des chèques

Contrôler et suivre les tableaux de bord de la commande publique de la DGA

Gérer et actualiser la base de pilotage des tiers conventionnés

Coordonner les moyens et le fonctionnement de la Direction

Organiser et coordonner les moyens nécessaires au bon fonctionnement de la DAF : fournitures, matériels informatiques, réservation de salles et gestion des rendez-vous des cadres

Assurer la gestion, le contrôle et l'archivage des courrier

Participer à l'accueil mutualisé du bâtiment (Rue Serge Lifar)

Assurer le suivi administratif des ressources et des outils

Gérer et contrôler le temps de travail des agents de la DAF, en lien avec les cheffes de service : suivi dans le logiciel Chronos

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus : https://herault.fr/276-emplois-et-stages-du-departement.htm

Profils recherchés

Vos atouts

Une expérience confirmée en assistance de direction ou dans des fonctions administratives polyvalentes

De sérieuses connaissances budgétaires et comptables avec une expérience significative dans le domaine,

Une excellente maîtrise des outils numériques et une réelle agilité dans l'utilisation de logiciels administratifs et comptables : GDA, Coxinel, Chronos, AirsDélib, Ecosign...

De solides capacités d'organisation, de coordination et de gestion des priorités.

De la rigueur, de la fiabilité et un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,

D'excellentes qualités relationnelles, un sens de la communication et une capacité à travailler en équipe avec des interlocuteurs variés

De l'autonomie, de la réactivité et une capacité à s'adapter aux besoins de la Direction.