Assistant .e de direction

Vos missions en quelques mots

Description du poste : Le secrétariat de direction de la DRAAF Occitanie est composé de 2 assistant.e.s, l'un.e. à Toulouse, l'autre sur Montpellier. L’assistant.e de direction est le relais fonctionnel entre les services ou les missions de la DRAAF et la direction. Il.elle est également le contact avec les partenaires institutionnels dans les champs de compétences de la DRAAF.

Missions : Assister le directeur régional et le directeur-adjoint sur le site de Toulouse dans l’organisation quotidienne de leurs activités et apporter un appui au chef de cabinet

DESCRIPTION DES MISSIONS : Assurer l’accueil téléphonique et physique (filtrage) Gérer l'agenda du directeur et du directeur adjoint de Toulouse Préparer les dossiers de réunion de la Direction, en lien avec l'assistante de direction de Montpellier et le chef de Cabinet Vérifier le courrier arrivé Enregistrer et suivre les courriers signalés ainsi que les réponses soumises à la signature de la préfecture Organiser les déplacements du directeur et son adjoint et le suivi de leurs frais de déplacements Organiser les réunions ou séminaires pilotés par la direction Classer et archiver les dossiers de la direction Suivre les plannings de congés des membres du CODIR Coordonner et animer le secrétariat de direction Contribuer à la tenue à jour du répertoire modèles Suivre les fournitures de bureau de la direction sur Toulouse Par intérim : - gérer les messageries électroniques des boites fonctionnelles - Suivre les entretiens professionnels des membres du CODIR - Mettre à jour le fichier d'adresses et de communication des interlocuteurs de la DRAAF

CHAMP RELATIONNEL :

Interlocuteurs : Les chefs de service de la DRAAF et leur secrétariat, les chefs de missions. Les services de l’Etat en région et en département et leurs secrétariats. Les établissements scolaires de l’enseignement agricole. Les partenaires institutionnels et professionnels.

Profil recherché

SAVOIRS : Connaissances institutionnelles de l’État (MAASA, préfectures, services de l’État, collectivités, établissements publics...)

SAVOIR-FAIRE : Maîtrise de la communication orale et téléphonique Maitrise des outils numériques, bureautiques, téléphoniques (outils de visio, suites bureautiques, logiciels métiers, plateformes collaboratives) et de gestion du courrier, du plan de classement, du système d'information Capacité d'analyse et de synthèse Qualités rédactionnelles et organisationnelles Réactivité Discrétion Connaissance du bon usage de l'intelligence artificielle Connaissance des partenaires de l'Etat (collectivités, chambres consulaires ...)

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Personne(s) à contacter : Olivier ROUSSET, directeur régional de la DRAAF Occitanie Tél : 05 61 10 61 02 [email protected] Stéphane DEFOS, directeur régional adjoint de la DRAAF Occitanie Tél : 05 61 10 62 36 [email protected] Gautier QUENOT, chef de l'unité RH de la DRAAF Occitanie [email protected]

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Art. L. 332-2 (2°)

Susceptible d'être vacant à partir du 13/12/2026

Assistante / Assistant de direction