Assistant(e) de direction

Descriptif de l'emploi

- Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, Culture et Sport

- Dans le rôle d'encadrant(e) fonctionnel(le) :

- Coordonner et animer l'activité du secrétariat de direction

- Accueil téléphonique et physique

Missions / conditions d'exercice

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

- tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers

- relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs

- préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA

- tenue de l’agenda du DGA.

- tâches de secrétariat du DGA

- filtrage et gestion des communications du D.G.A. .

- participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

Coordination :

- relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le

DGA

- vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,

- assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, …)

- élaborer et formaliser des procédures homogènes

- assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et

extérieurs à la D.G.A SCS

- assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)

- élaboration de la réponse à l'enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

Encadrement fonctionnel :

-organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)

-superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres activités du poste:

- suppléances possibles lors de congés de l'assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)

- accueil du public

- classement et archivage

- gestion fournitures (commande agendas, etc...)

- demandes de véhicules pour le DGA

Profils recherchés

Niveau requis : Bac+3

Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités

Qualité rédactionnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Rigueur et fiabilité

Loyauté

Discrétion

Disponibilité

Sens de l'accueil